¿Qué es VERI*FACTU (o el reglamento VERI*FACTU y el Real Decreto 1007/2023 de VERI*FACTU)?
En general, los términos VERI*FACTU o reglamento VERI*FACTU son formas abreviadas, coloquiales y significativas -aunque inexactas- de referirse al reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Este reglamento desarrolla parcialmente el artículo 29.2.j de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), introducido por la «ley antifraude» (Ley 11/2021, de 9 de julio), en lo que se refiere a sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación (denominados abreviadamente sistemas informáticos de facturación o SIF) de quienes desarrollen actividades económicas, es decir, de empresarios y profesionales.
Este reglamento y el real decreto que lo aprueba imponen una serie de requisitos a los sistemas informáticos que se utilicen para expedir facturas, con el objetivo de evitar o dificultar y detectar que se pueda cometer fraude en ese proceso.
Resumidamente, obligan a que esos SIF, en el momento de expedición de la factura, generen y guarden o remitan a la Agencia Tributaria un resumen de la factura -llamado registro de facturación- que lleva incorporada una serie de medidas de seguridad y control, como son la huella digital de sus datos, la inclusión de información del anterior registro generado (lo que permite verificar que no hay omisiones) y, en su caso, la firma electrónica del emisor del mismo. Asimismo, obligan a los SIF a que incluyan un código QR en la factura expedida, cuya lectura (por ejemplo, con la cámara de un teléfono móvil) permite a quien reciba dicha factura remitir fácilmente ciertos datos de la misma a la Agencia Tributaria, para su posible verificación.
Por último, cabe señalar que el término VERI*FACTU con el que se suele conocer tanto a este reglamento como al real decreto que lo aprueba proviene del nombre de uno de los 2 tipos de SIF contemplados por el reglamento que se puede utilizar para cumplir con esta normativa y cuya característica más destacada es que remiten a la Agencia Tributaria un resumen estructurado de los datos de cada factura (denominado registro de facturación de alta) en el mismo momento de su expedición.
Normativa/Doctrina:
Artículo 2.j de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF).
¿Por qué se ha aprobado el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Además de lo que se comenta al respecto en otras preguntas frecuentes relacionadas, la exigencia del cumplimiento de ciertos requisitos de seguridad y control a los sistemas informáticos de facturación (SIF) como una medida más de lucha contra el fraude fiscal se ha venido aplicando desde hace tiempo por muchas otras Administraciones tributarias, tanto de España (casos forales), como de otros países de la Unión Europea (Francia, Italia, Portugal, Alemania…) y del resto del mundo.
En el caso que nos ocupa, tras estudiar numerosos sistemas ya implantados y sus respectivos tipos de requisitos, se ha optado por un enfoque en línea con las recomendaciones más recientes al respecto de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE). Además, se ha intentado no condicionar la forma de implementarlos, lo cual permite mayor libertad y flexibilidad a la hora de llevarlos a la práctica, favoreciendo la competencia de soluciones, bien sean basadas en software, en hardware o mixtas. Así se reducen costes y se permite elegir el SIF que mejor se adapte a las circunstancias y necesidades de cada empresario o profesional, facilitando, en definitiva, su adopción.
Normativa/Doctrina:
Artículo 2.j de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF).
¿Qué ventajas aporta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y para quiénes?
En primer lugar, con la utilización de sistemas informáticos de facturación adaptados al reglamento se evitará -o dificultará y detectará- que se puedan llevar a cabo prácticas fraudulentas en ese proceso, tales como la omisión de facturas o la alteración de las facturas de venta una vez expedidas. Esto tiene dos grandes consecuencias:
Por un lado, incidirá directamente en una reducción del fraude cometido, lo que traerá consigo una mayor justicia fiscal que redundará en el bien de toda la ciudadanía.
Por otro lado, impedirá o reducirá significativamente la competencia desleal de la que se aprovechan quienes defraudan frente a quienes cumplen con sus obligaciones tributarias.
Adicionalmente, la adopción de este tipo de requisitos y formatos contribuirá a estandarizar y modernizar los sistemas informáticos empresariales, avanzando en la digitalización de los empresarios y profesionales. Como resultado de esto se consiguen dos efectos:
Se facilitan y fomentan las relaciones entre los propios empresarios y profesionales, y de estos con sus representantes fiscales, al utilizar unos formatos de información de facturación comunes, favoreciendo su intercambio y reduciendo costes, cuestiones que tienen un impacto beneficioso en la actividad comercial.
Se concreta y simplifica la comunicación de información a la Administración tributaria, facilitándose el cumplimiento tributario.
Asimismo, este reglamento pretende ofrecer a quienes reciban facturas (incluyendo facturas simplificadas) una forma fácil e inmediata de remitir ciertos datos de las mismas a la Agencia Tributaria, para su posible comprobación. Esto contribuye a una mayor transparencia en los negocios, así como a desarrollar la conciencia fiscal y la cultura del cumplimiento tributario.
Normativa/Doctrina:
Artículo 2.j de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Apartado I del preámbulo del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF).
¿Qué obligaciones establece la «ley tributaria» en relación con cierto tipo de sistemas y programas informáticos o electrónicos utilizados por empresarios y profesionales en el desempeño de sus actividades económicas?
El artículo 29.2.j de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), obliga a los productores, comercializadores y usuarios de sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas a que dichos sistemas informáticos garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Para ello, permite que se establezcan ciertas especificaciones técnicas a cumplir, así como su certificación y que usen formatos estándar de manera que sus registros sean legibles.
Normativa/Doctrina:
Artículo 2.j de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
¿Qué sanciones contempla la «ley tributaria» en relación con ciertos sistemas y programas informáticos o electrónicos que no cumplan con los requisitos exigidos?
El artículo 201 bis de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT), prevé dos tipos de sanciones, ambas graves:
A la fabricación, producción y comercialización de sistemas informáticos que no cumplan con lo dispuesto en el artículo 29.2.j de la LGT y su normativa de desarrollo (reglamento, orden ministerial y documentación relacionada de la sede electrónica de la Agencia Tributaria).
La cuantía estipulada es de 150.000 euros fijos por cada ejercicio económico en el que se hayan producido ventas de este tipo de sistemas informáticos y por cada tipo distinto de estos que sea objeto de la infracción.
Por otro lado, cuando no se certifiquen dichos sistemas informáticos estando obligados a ello, se sancionará con 1.000 euros por sistema informático comercializado sin dicha certificación.
A la tenencia de sistemas informáticos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j de la LGT, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados. El importe es de 50.000 euros por cada ejercicio.
Normativa/Doctrina:
Artículo 201 bis de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
¿A qué sistemas informáticos se aplica el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Solo a aquellos que se utilicen para expedir facturas (incluyendo las facturas simplificadas), es decir, a los sistemas informáticos de facturación (SIF), siempre y cuando sean utilizados por obligados a expedir facturas (completas o simplificadas, tanto a otros empresarios como a consumidores finales) a quienes les aplique el reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre: ver el apartado 2 de la pregunta frecuente «¿A quién afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?» y su “regla de los 4 «NO»” de Cuestiones generales: ámbitos de aplicación.
Por el contrario, no se aplicará a otros sistemas informáticos que se utilicen para emitir otro tipo de documentos justificativos de entrega de bienes o prestación de servicios.
Normativa/Doctrina:
Artículo 2.j de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Artículos 1.1 y 1.2 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
¿A qué documentos mercantiles afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación, y de qué manera?
Dado que el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación se aplica a los sistemas informáticos de facturación (SIF), entendiéndose por SIF los utilizados para expedir facturas, los únicos documentos afectados por este reglamento son las FACTURAS, tanto las «completas u ordinarias» como las simplificadas, no afectando a ningún otro tipo de documentos justificativos de entrega de bienes o prestación de servicios.
Las facturas expedidas con estos SIF deberán incluir una representación de cierta información de las mismas mediante un código «QR» tributario. Además, estos SIF deberán generar -y firmar y guardar o, en su caso, remitir- los correspondientes registros de facturación de las facturas expedidas.
Normativa/Doctrina:
Artículos 1.1 y 1.2 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Artículos 6.5 y 7.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, introducidos por la disposición final primera uno y dos del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
¿Qué características añade a la factura y a la factura simplificada el Real Decreto 1007/2023 que aprueba el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Además de las menciones que deben tener actualmente las facturas, sean ordinarias o simplificadas, aquellas que sean expedidas con sistemas informáticos de facturación (SIF) a los que se refiere el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, deberán incorporar un código «QR» tributario que facilite la comunicación a la Agencia Tributaria de ciertos datos de la misma. Y si el SIF que las ha expedido está funcionando en la modalidad VERI*FACTU, deberá incluirse también la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o VERI*FACTU.
Normativa/Doctrina:
Artículos 6.5 y 7.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, introducidos por los apartados uno y dos de la disposición final primera del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
¿Se puede implementar un sistema de «Pre-Facturación» («facturas proforma») o Borrador antes de expedir -y registrar- una factura?
La introducción y edición temporal de datos, visualización previa, etc. de facturas no está prohibida ni por el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación ni por el reglamento de obligaciones de facturación, si bien hasta no estar terminada la factura, esta no podrá ser expedida con su correspondiente código «QR» tributario. Por ello tanto los borradores de factura como las facturas proforma no llevan ningún código «QR» tributario. La emisión de facturas – o facturas simplificadas- proforma o sin validez fiscal, está permitida siempre y cuando se sustituyan finalmente por la factura o factura simplificada oficial expedida y esta se entregue al cliente.
Cuando una factura sea definitivamente emitida (es decir, en general, cuando se haya incorporado a ella el QR y generado el correspondiente registro de facturación de alta, firmado o remitido a la Sede electrónica de la Agencia Tributaria), ya no podrá ser considerada un borrador y su alteración, en los elementos informativos que integran el “registro de facturación de alta”, no estará permitida a menos que se realice por medio de nuevos registros de facturación, como indica el tercer párrafo del artículo 8.2.a del reglamento aprobado por el RD 1007/2023.
A efectos informáticos, el sistema de generación de facturas pro-forma o sin validez fiscal, debe estar vinculado indefectiblemente al sistema de emisión de facturas formando una unidad. Conviene, a efectos de control interno, que se conserve registro de las prefacturas o facturas proforma elaboradas.
Por ello, no sería legal y sería susceptible de sanción, el uso de sistemas que generen documentos preparatorios de facturas o de facturas simplificadas, sin que el sistema informático mismo disponga de elementos de control para la conservación de tales documentos preparatorios de forma debidamente vinculada a las facturas o a los registros de facturación que finalmente se emitan o, en defecto de factura, de forma que queden registrados y conservados en el sistema.
Normativa/Doctrina:
Artículos 1.1 y 1.2 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Artículos 6.5 y 7.5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, introducidos por la disposición final primera uno y dos del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
¿Qué se considera sistema informático de facturación?
Resumidamente, se considera sistema informático de facturación (SIF) al conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas que admita la entrada de información de facturación por cualquier vía, conserve esta información y la procese para generar otros productos derivados, con independencia de dónde se realice este proceso.
De forma más extensa, un sistema informático de facturación (SIF) es el conjunto de hardware y software utilizado para expedir facturas mediante la realización de las siguientes acciones:
Admitir la entrada de información de facturación por cualquier método. Como ejemplos típicos:
Introducir en el SIF los datos de las facturas directamente de forma manual.
Importar en el SIF los datos necesarios para expedir las facturas, cuando estos han sido capturados en otros sistemas.
Recibir en el SIF (en línea o por lotes) mediante procesos automatizados los datos necesarios para expedir las facturas, cuando estos han sido capturados en otros sistemas.
Conservar la información de facturación, dentro o fuera del SIF.
Con ello se quiere decir que el producto obtenido, una vez expedida -y, típicamente, impresa- la factura (a partir de la información del apartado anterior), no se descarta o elimina, sino que se almacena y guarda, manteniéndose en el tiempo.
Procesar la información de facturación mediante cualquier procedimiento para producir otros resultados derivados, independientemente de dónde se realice dicho procesamiento (en el propio SIF o en otro sistema informático que tenga acceso a dicha información).
Es decir, implica que la información capturada y guardada electrónicamente de las facturas expedidas sea procesada con otras finalidades, obteniendo nuevos resultados derivados de ella, como puede ser la confección de los libros registros de IVA, los libros registros de IRPF, la contabilidad o cualquier otro resultado que se utilice para el cumplimiento de obligaciones tributarias.
Normativa/Doctrina:
Artículo 1.2 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
¿A quién afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Hay 2 tipos de colectivos afectados:
Los productores y comercializadores de sistemas informáticos de facturación (SIF) en las cuestiones relativas a sus respectivas actividades de producción y comercialización de los sistemas informáticos destinados a ser utilizados por el colectivo que se menciona a continuación en el siguiente apartado.
Aquellos empresarios y profesionales -personas físicas o jurídicas- que, estando establecidos en territorio español, expidan facturas (ver NOTA 1 aclaratoria al final de esta respuesta), siempre y cuando cumplan las 4 condiciones siguientes (lo que podría denominarse la “regla de los 4 «NO»”):
Que NO facturen exclusivamente de forma manual (sin ayuda de SIF). Dicho de otro modo, que utilicen algún SIF para expedir facturas.
Que NO estén adscritos, de forma obligatoria o voluntaria, a las exigencias del conocido como Suministro Inmediato de Información o SII. Ver NOTA 2 aclaratoria al final de esta respuesta.
Que NO tengan su domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra. Ver más aclaraciones en la NOTA 3 al final de esta respuesta.
Que NO dispongan de alguna resolución en vigor de no aplicación que les exima de cumplir con el RRSIF, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre. Ver NOTA 4 aclaratoria al final de esta respuesta.
NOTA 1 al apartado 2 de esta respuesta:
Como se puede observar, en este segundo apartado se habla en todo momento de quienes expidan FACTURAS -incluidas las facturas simplificadas- cualquiera que sea el motivo para ello (normalmente por estar obligados según el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, ROF). Así pues, a ese respecto, se excluyen todas aquellas operaciones que no se documenten con factura porque no haya obligación de expedir factura según dichos RD 1619/2012 y ROF (incluyendo las autorizaciones “especiales” concedidas que pudiera haber en este sentido).
Por lo tanto, el hecho de expedir (o no) factura es clave porque, por definición (artículo 1.2 del RRSIF) el RRSIF no cambia las obligaciones sustanciales de facturación. Un SIF -cuyo funcionamiento es lo que el reglamento regula- es, en esencia, un sistema informático utilizado para expedir FACTURAS. Así que el RRSIF no aplica a sistemas informáticos que no expidan facturas.
NOTA 2 a la letra b) del apartado 2 de esta respuesta:
El SII se refiere a la llevanza en la sede electrónica de la Agencia Tributaria de los libros registros de IVA en los términos establecidos en el apartado 6 del artículo 62 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.
Si un obligado tributario está acogido al SII deberá usar un Sistema que le permita cumplir con las exigencias informativas del SII.
NOTA 3 a la letra c) del apartado 2 de esta respuesta:
La letra c) del apartado 2 se refiere a que la competencia de exacción tributaria según el domicilio de quien expide la factura NO sea propia de los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o de la Comunidad Foral de Navarra, de acuerdo con las normas del Concierto y Convenio Económicos. O sea, que NO sean obligados tributarios que realicen actividades económicas (ya sean personas físicas o jurídicas) que se encuentren sujetas por dichas actividades a la normativa foral en la Imposición Directa, tanto en el caso de los 3 territorios históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco (Ley 12/2002, de 23 de mayo, por la que se aprueba el Concierto Económico con la Comunidad Autónoma del País Vasco, y, en concreto, lo establecido en los artículos 6 y 14 de dicho texto, respectivamente, para IRPF e Impuesto de Sociedades), como en el de la Comunidad Foral de Navarra (Ley 28/1990, de 26 de diciembre, por la que se aprueba el Convenio Económico entre el Estado y la Comunidad Foral de Navarra, y, en concreto, según lo establecido en los artículos 9 y 18 de dicho texto, respectivamente para IRPF e Impuesto de Sociedades). De acuerdo con la mencionada normativa existente al respecto y según las condiciones de aplicación que se dan en el RRSIF, esa circunstancia se determina con base en el domicilio fiscal de los mismos.
Por último, para que no haya dudas en lo referente a este aspecto, se confirma que quedan sujetos a la aplicación del reglamento (al menos por lo que se refiere a este criterio) los obligados a expedir facturas radicados en Canarias, Ceuta o Melilla, entendiendo que las referencias al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) deben considerarse hechas al Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) e Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación (IPSI), respectivamente.
NOTA 4 a la letra d) del apartado 2 de esta respuesta:
Se refiere a la posibilidad prevista específicamente en el artículo 5 del RRSIF.
Normativa/Doctrina:
Artículo 2.j de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT).
Artículos 1, 3, 4 y 5 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales (RRSIF), y la estandarización de formatos de los registros de facturación, aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF).
Artículo 62.6 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.
¿Cuándo será de obligado cumplimiento el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Esto varía según el colectivo afectado (ver pregunta frecuente «¿A quién afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?» de Cuestiones generales: ámbitos de aplicación) de que se trate:
Los empresarios y profesionales que expidan facturas a los que les afecte el reglamento deberán tener operativos sus sistemas informáticos de facturación (SIF), adaptados a las características y requisitos que se establecen en él y en su normativa de desarrollo, antes del 1 de enero de 2026, si tributan en el Impuesto sobre Sociedades y 1 de julio de 2026, para el resto.
Los productores y comercializadores de aquellos SIF a los que les sea de aplicación el reglamento, en relación con sus actividades de producción y comercialización de dichos SIF, deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al reglamento en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolle las especificaciones técnicas de los requisitos impuestos a los SIF. No obstante, en relación con SIF incluidos en los contratos de mantenimiento de carácter plurianual contratados antes de este último plazo, deberán estar adaptados al contenido del reglamento con anterioridad con anterioridad a las fechas indicadas en el apartado anterior.
Naturalmente, si los obligados disponen de SIF adaptados con anterioridad a esos plazos, podrán comenzar a usarlos y la Agencia Tributaria dispondrá de medios para facilitar, en su caso, la remisión de registros de facturación de los SIF «VERI*FACTU» con antelación a dicha fecha.
Normativa/Doctrina:
Disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), modificada por el Real Decreto Real Decreto 254/2025, de 1 de abril.
Pertenezco a un colectivo que, en principio, no está obligado a expedir facturas: ¿me afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
No, siempre y cuando no se expidan facturas o estas se expidan TODAS a mano, es decir, sin utilizar para ello un sistema informático de facturación (SIF).
Por el contrario, si en algún momento se expidiera alguna factura -por el motivo que sea- y para ello se utilizara un SIF, entonces sí que sería de aplicación el RRSIF (siempre que se cumpla también con el resto de condiciones indicadas en el apartado 2 de la pregunta frecuente «¿A quién afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?» (regla de los 4 «NO») de Cuestiones generales: ámbitos de aplicación.
Es importante recordar que el RRSIF solo aplica a los SIF y estos, por definición (artículo 1.2 del RRSIF), solo se consideran tales si son utilizados para expedir lo que -según el ROF- tenga la consideración de FACTURA, incluida la factura simplificada (artículo 1.2 del RRSIF) pero no otros documentos similares o “equivalentes” también justificativos de operaciones.
Normativa/Doctrina:
Artículo 2.j de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria (LGT).
Artículos 1, 3, 4 y 5 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, que aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF).
Un empresario que tributa a las Haciendas Forales Vascas, ¿qué normativa debe cumplir en relación con sus sistemas informáticos de facturación?
No se incluyen dentro del ámbito subjetivo del Reglamento SIF aprobado por el RD 1007/2023 aquellas personas que realicen actividades económicas (ya sean personas físicas o jurídicas) que se encuentren sujetas por dichas actividades a la normativa foral en la imposición directa.
Para determinar qué empresarios y profesionales, se sujetan a normativa foral se seguirán las normas de la Ley 12/2002, de 23 de mayo, por la que se aprueba el Concierto Económico con la Comunidad Autónoma del País Vasco, y, en concreto, lo establecido en los artículos 6 y 14 de dicho texto, respectivamente, para IRPF e Impuesto de Sociedades.
En los territorios históricos de Guipúzcoa, Vizcaya y Álava se está aplicando un sistema, conocido como “TicketBAI”, en sus distintas modalidades de contenido similar a la modalidad VERI*FACTU del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
Por ejemplo, en el caso de que se relacionen comercialmente una empresa con domicilio foral y otra con domicilio en territorio común (resto de España), los SIF utilizados por la primera para expedir sus facturas estarán sometidos a las obligaciones que establece su correspondiente Hacienda Foral, mientras que los SIF de la segunda estarían sujetos al RRSIF.
Normativa/Doctrina:
Artículo 1.3 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
¿Es aplicable el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación en la Comunidad Foral de Navarra?
Con carácter general, en la Comunidad Foral de Navarra no será aplicable el RD 1007/2023, de 5 de diciembre, que aprueba el Reglamento regulador de los sistemas informáticos de facturación, cuando los empresarios y profesionales, se sujeten a normativa foral de acuerdo con las normas de la Ley 28/1990, de 26 de diciembre, por la que se aprueba el Convenio Económico entre el Estado y la Comunidad Foral de Navarra, y, en concreto, de acuerdo con lo establecido en los artículos 9 y 18 de dicho texto, respectivamente para IRPF e Impuesto de Sociedades.
Si tengo mi domicilio fiscal en Canarias, Ceuta o Melilla, ¿debo seguir las disposiciones del Real Decreto 1007/2023 y su desarrollo por OM ?
Sí, los contribuyentes con domicilio fiscal en Canarias, Ceuta y Melilla, se encuentran comprendidos dentro del ámbito subjetivo de aplicación del Reglamento SIF aprobado por el Real Decreto 1007/2023 y, consiguientemente, les son de aplicación dichas normas y las de su desarrollo por medio de Orden Ministerial.
De acuerdo con el artículo 1.3, las referencias que realiza el Reglamento SIF a la normativa del Impuesto sobre el Valor Añadido, se considerarán también efectuadas a la normativa del Impuesto General Indirecto Canario y a la del Impuesto sobre la Producción, los Servicios e Importación en Ceuta y Melilla.
Desarrollo mi actividad en territorio común y en Canarias: ¿debo adaptarme al reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Sí, siempre que cumpla también con el resto de condiciones indicadas en el apartado 2 de la pregunta frecuente «¿A quién afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?» (regla de los 4 «NO») de Cuestiones generales: ámbitos de aplicación.
El Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, y el reglamento de requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF) que aprueba son aplicables en todo el territorio español no foral, teniendo en cuenta las especialidades previstas en su normativa específica para Canarias, Ceuta y Melilla, entendiendo que las referencias realizadas a la normativa del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) deben considerarse también efectuadas a la normativa del Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) y a la del Impuesto sobre la Producción, los Servicios y la Importación (IPSI), respectivamente.
Normativa/Doctrina:
Artículo 1.3 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Soy una persona física que me dedico a alquilar viviendas y locales de negocio: ¿debo adaptar mi sistema informático de facturación al reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Por lo que se refiere a IRPF, es preciso determinar si el arrendamiento realizado supone la realización de actividad económica o por el contrario es fuente de rendimientos del capital inmobiliario. Para la consideración como actividad económica se exige que se utilice, al menos una persona empleada con contrato laboral y a jornada completa.
Por lo tanto, si la actividad no tiene consideración empresarial, no será actividad económica en el sentido del artículo 3.1.b RRSIF, y en ese caso el arrendador no deberá adaptarse porque no se está desarrollando actividad económica.
No obstante, si se trata de un alquiler de un apartamento turístico y se ofrecen servicios complementarios, propios de la industria hotelera, los rendimientos que obtiene por el alquiler son rendimientos de actividades económicas, y, por lo tanto, las facturas que se emitan en este contexto deben entenderse incluidas en el ámbito objetivo del Real Decreto 1007/2023, que aprueba el Reglamento que regula los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF).
Normativa/Doctrina:
Artículo 3.1 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
¿Qué diferencia hay entre el SII (Suministro Inmediato de Información) y el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación? ¿El sistema informático de una empresa incluida en el SII debe cumplir los requisitos del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Se trata de normativas diferentes con obligaciones diferenciadas. El SII consiste en la llevanza de los libros registro de IVA (facturas emitidas, facturas recibidas, bienes de inversión…) a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria, lo que implica obligaciones de comunicación electrónica a la Agencia Tributaria de una amplia información relacionada con el IVA de las facturas emitidas y recibidas en un determinado plazo de tiempo. Por su parte, el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación obliga a que los SIF registren, con determinadas medidas de seguridad y control, cierta información solo de las facturas expedidas, pudiendo remitirse opcionalmente a la Agencia Tributaria.
El ámbito subjetivo de ambos proyectos es excluyente, es decir, quienes cumplan con el SII no han de cumplir con el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación y viceversa.
Por lo tanto, conforme al artículo 3.3 del Reglamento aprobado por RD 1007/2023, este Reglamento NO obliga a los obligados tributarios sometidos al Suministro Inmediato de Información (SII) en relación con sus propias facturas.
Normativa/Doctrina:
Artículo 3.3 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Orden HFP/417/2017, de 12 de mayo, por la que se regulan las especificaciones normativas y técnicas que desarrollan la llevanza de los Libros registro del Impuesto sobre el Valor Añadido a través de la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria establecida en el artículo 62.6 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, y se modifica otra normativa tributaria.
¿Puede un obligado tributario optar voluntariamente al SII y no aplicar las obligaciones del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Sí, mediante la opción prevista en la declaración censal modelo 036, un contribuyente que se haya inscrito en REDEME o que directamente haya optado voluntariamente al SII no estaría obligado a cumplir las especificaciones del RD 1007/2023, sin perjuicio de asumir desde el periodo de liquidación inmediato siguiente el conjunto de las obligaciones que se desprenden del artículo 62.6 del RIVA sobre su facturación emitida y recibida.
Normativa/Doctrina:
Artículo 3.3 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Estoy acogido al régimen de agricultura, ganadería y pesca de IVA: ¿me afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
No con carácter general, ya que los obligados a este régimen, no están obligados a expedir factura salvo determinadas excepciones.
Sin embargo, la respuesta es la contraria, siempre que utilicen un sistema informático de facturación, cuando emitan otras facturas de obligada expedición por las entregas de inmuebles a que se refiere el segundo párrafo del apartado uno del artículo 129 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, según indica el último párrafo del artículo 3.3 del ROF, y siempre que cumplan también con el resto de condiciones indicadas en el apartado 2 de la pregunta frecuente «¿A quién afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?» (regla de los 4 «NO») de Cuestiones generales: ámbitos de aplicación. Para estas operaciones excepcionales podrán utilizar el sistema facilitado para ello por la AEAT en su sede electrónica, de acuerdo con el artículo 7.b del RRSIF.
De igual manera también estará obligado a cumplir el RRSIF cuando utilice un sistema informático de facturación para la expedición voluntaria de facturas en relación a las operaciones exceptuadas de la obligación de expedir facturar.
Normativa/Doctrina:
Artículos 3.3 y 16.1 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Artículo 129.1 de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Solo realizo operaciones en régimen de recargo de equivalencia de IVA: ¿me afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
No con carácter general, ya que los obligados a este régimen no están obligados a expedir factura, salvo determinadas excepciones.
No obstante, estará obligado a cumplir el RRSIF cuando utilice un sistema informático de facturación para la expedición voluntaria de facturas en relación a las operaciones exceptuadas de la obligación de expedir facturar.
También, deberá cumplir las obligaciones del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación en el caso de que expida facturas, siempre que cumpla también con el resto de condiciones indicadas (“regla de los 4 «NO»”). Según la normativa de facturación, en el régimen de recargo de equivalencia se deben expedir facturas por realizar determinadas operaciones:
– Cuando efectúe entregas de inmuebles sujetas y no exentas al IVA.
– Cuando tribute en IROF en estimación directa.
– Cuando el cliente sea un empresario o profesional o una Administración Pública.
– Cuando el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
– Cuando se le exija para determinadas operaciones de comercio exterior.
Para estas operaciones excepcionales podrán utilizar el sistema facilitado para ello por la AEAT en su sede electrónica, de acuerdo con el artículo 7.b del RRSIF.
Normativa/Doctrina:
Artículo 3.1.b del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Solo realizo operaciones en régimen simplificado de IVA: ¿me afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
No con carácter general, ya que los obligados a este régimen no están obligados a expedir factura, salvo determinadas excepciones.
No obstante, estará obligado a cumplir el RRSIF cuando utilice un sistema informático de facturación para la expedición voluntaria de facturas en relación a las operaciones exceptuadas de la obligación de expedir facturar.
También, deberá cumplir las obligaciones del RRSIF en el caso de que expida facturas, siempre que cumpla también con el resto de condiciones indicadas (“regla de los 4 «NO»”). Según la normativa de facturación, en el régimen simplificado de IVA se deben expedir facturas por realizar determinadas operaciones:
– Cuando la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos,
– Cuando efectúe la venta de activos fijos,
– Cuando el cliente sea un empresario o profesional o una Administración Pública.
– Cuando el destinatario lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
– Cuando se le exija para determinadas operaciones de comercio exterior.
Para estas operaciones excepcionales podrán utilizar el sistema facilitado para ello por la AEAT en su sede electrónica, de acuerdo con el artículo 7.b del RRSIF.
Normativa/Doctrina:
Artículo 3.1.c del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Artículo 123.Uno.B.3.º de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Si, de acuerdo con las disposiciones del Reglamento de Obligaciones de Facturación (ROF) … un empresario está exonerado de la obligación de expedir factura, ¿le afecta el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
No, si de acuerdo con el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, o bien por una autorización de facturación del artículo 3.1.d de ese mismo Reglamento no concurriera obligación de facturación, tampoco será aplicable la normativa del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
En cuanto a los nuevos requisitos en la emisión de facturas completas y simplificadas cuando se utilicen sistemas informáticos de facturación (nuevo apartado 5 del artículo 6 y nuevo apartado 5 del artículo 7 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación) (código “QR” y mención “VERI*FACTU”) ¿afecta sólo a los obligados tributarios del artículo 3.1 del RRSIF o bien, a todos los obligados a emitir factura (incluyendo a los estén en el SII) que utilicen sistemas informáticos?
La inclusión del código QR y la mención VERI*FACTU es de aplicación a los sistemas informáticos a que se refiere el artículo 7 del Reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023. Como quiera que de dicho ámbito subjetivo se excluye a los obligados al SII, dichos requisitos SOLO se aplican a las operaciones y los obligados del artículo 3. Los obligados al SII, a todos los efectos, no quedan afectados por el RD 1007/2023.
Normativa/Doctrina:
• Artículo 3.3 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
• Apartado 5 del artículo 6 y apartado 5 del artículo 7 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
En cuanto a los nuevos requisitos … ¿esta obligación entra en vigor en la fecha prevista en la disposición final cuarta del RD 1007/2023?
Sí, de hecho, todas las obligaciones del Real Decreto 1007/2023, por lo que se refiere a los usuarios, serán de aplicación en las fechas propuestas en la disposición final cuarta del RD 1007/2023, redacción dada por el Real Decreto 254/2025, ya que la normativa modificada del Reglamento de obligaciones de facturación (ROF) RD 1619/2012, depende de la que se regula en el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF).
Las obligaciones que corresponden a los productores y comercializadores (producir y vender programas de software adaptados) entrarán en vigor a los 9 meses de la publicación de la OM técnica.
Naturalmente, si los obligados disponen de sistemas adaptados con anterioridad, podrán comenzar a usarlos y la Agencia dispondrá de medios para facilitar el envío de VERI*FACTU con antelación.
Normativa/Doctrina:
Disposición Final Cuarta del Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, por el que se aprueba el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), modificada por el Real Decreto 254/2025.
En el caso de operaciones exentas del IVA … en el supuesto de que conforme a dicho Reglamento no se deba expedir factura ¿el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación se aplicará a estas operaciones?
No, dichas exclusiones implican que no será de aplicación para tales operaciones el RRSIF.
No obstante, debe considerarse que incluso en los supuestos excluidos de facturación por el artículo 3.1.a ROF, existen excepciones señaladas en el artículo 2.2 del ROF que exigen la emisión de factura. En tales casos, el obligado tributario deberá cumplir las obligaciones del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación en el caso de que expida facturas, siempre que cumpla también con el resto de condiciones indicadas (“regla de los 4 «NO»”).
Normativa/Doctrina:
• Artículo 1.2 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
• Artículos 3.1.a, 3.2 y 2.2 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, aprobado Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Un grupo de empresas con el mismo SIF, donde una está en SII y otra no, ¿La empresa que está acogida al SII debe cumplir el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
La normativa contempla a los obligados tributarios de forma individualizada (no por grupos) en los que se refiere a sus obligaciones de facturación, por lo que, aunque pertenezcan al mismo grupo de empresas, deberán cumplir con sus obligaciones de facturación con arreglo a su condición. Por lo tanto, el SIF de cada sociedad debe cumplir con las obligaciones de facturación que le correspondan a la misma. Debe señalarse no obstante que voluntariamente las entidades de un grupo pueden darse de alta en el SII a fin de mantener una homogeneidad de gestión con el grupo al que pertenezcan.
Por otro lado, existen productos de mercado capaces de aplicar los requisitos de ambas normativas.
Normativa/Doctrina:
• Artículo 3 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Un pequeño comerciante de venta al por menor, dispone de una o varias balanzas … ¿Este pequeño comerciante está sujeto al RRSIF?
En el supuesto de que el empresario individual estuviera obligado a expedir factura (ordinaria o simplificada), desde el momento que utiliza un sistema informático de facturación consistente en una caja para registrar las ventas realizadas e imprimir para cada una de ellas lo que debería ser una factura simplificada para entregar al cliente está sujeto al RD 1007/2023, de 5 de diciembre, y al reglamento por él aprobado, por lo que deberá cumplirlo, bien adaptando las cajas registradoras (si esto fuera posible), bien adquiriendo algún sistema informático de facturación (SIF) adaptado.
En cuanto a la balanza electrónica, si el empresario o profesional la utiliza solo para pesar el producto y obtener el importe que luego introduce manualmente en la caja registradora para expedir la factura simplificada final, no se consideraría SIF, sino un elemento -independiente- auxiliar de medida (y, en su caso, de cálculo del importe asociado al producto, según su precio por kilogramo). En este caso, el SIF sería la caja registradora, por lo que la balanza electrónica no tendría por qué adaptarse al RD 1007/2023.
Sin embargo, hay balanzas electrónicas con funcionalidades más potentes que permiten acumular los importes de los diferentes productos pesados y expedir en unidad de acto una factura simplificada de la compra total realizada (entre otras posibles funcionalidades), por lo que entonces sí serían consideradas SIF al ser utilizadas también como cajas registradoras. Dicho de otro modo, serían SIF con otros elementos electrónicos auxiliares (en este caso, para el pesaje) añadidos. Si es así, entonces deberían adaptarse al RD 1007/2023 y al reglamento por él aprobado. Las conexiones a internet pueden gestionarse a través de líneas telefónicas y, por otra parte, los sistemas de emisión de facturas no verificables permiten la custodia de los ficheros en la sede local.
Normativa/Doctrina:
• Artículo 3 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Las facturas expedidas por empresarios o profesionales residentes en España a empresarios o particulares en el extranjero ¿Se encuentran sometidas a las obligaciones que establece el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF)?
Sí, TODAS las operaciones respecto de las cuales empresarios y profesionales (personas físicas o jurídicas) deban emitir factura con arreglo a la normativa vigente (especialmente de acuerdo con el Reglamento de Obligaciones de Facturación aprobado por RD 1619/2012) se someten al RRSIF. Lo anterior incluye tanto las exportaciones como las entregas intracomunitarias de bienes y las prestaciones internacionales o intracomunitarias de servicios.
Normativa/Doctrina:
• Artículos 1, 3 y 4 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Las facturas expedidas por empresarios o profesionales NO residentes en España ¿Se encuentran sometidas a las obligaciones que establece el reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación (RRSIF) … si se emiten en España?
Sí, cuando el empresario no residente disponga de un establecimiento permanente a los efectos de la normativa del Impuestos sobre la Renta de no Residentes (Real Decreto Legislativo 5/2004, de 5 de marzo).
Normativa/Doctrina:
• Artículo 1 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
¿Se puede solicitar la no aplicación total o parcial del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Sí. El reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, prevé en su artículo 5 la posibilidad de que se solicite la no aplicación del o de algún aspecto del mismo cuando concurran determinadas circunstancias, que se entienden extraordinarias, relacionadas con la actividad económica o de índole técnica.
La solicitud se podrá presentar a través de la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Normativa/Doctrina:
• Artículo 5 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
¿Se puede delegar en un tercero el cumplimiento de los requisitos del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación?
Sí. Se puede delegar en el destinatario de la operación o en un tercero el cumplimiento material de las obligaciones del reglamento que establece los requisitos de los sistemas informáticos de facturación siempre que se den las condiciones establecidas en el artículo 5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, a los efectos de la obligación de expedir de la factura, con facultades otorgadas para ello.
En cualquier caso, esta posibilidad no exime al obligado a expedir facturas de la responsabilidad sobre dicho cumplimiento.
Normativa/Doctrina:
• Artículo 6 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
• Artículo 5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Cuando la factura la expide materialmente el destinatario de la operación («autofactura»), ¿quién genera el registro de facturación de alta para cumplir con el reglamento …? ¿Cómo incluyen la factura en sus respectivos libros registros de IVA?
Antes de nada, debe tenerse en cuenta que el objeto regulado en el reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, son precisamente los sistemas informáticos de facturación (SIF), que es diferente de la obligación de la llevanza de libros registros de IVA (LRI). Son por tanto obligaciones diferentes que pueden afectar a obligados tributarios distintos.
En el caso planteado, y por lo que se refiere a las obligaciones impuestas por el RRSIF, si el proveedor ha delegado la expedición material de la factura en su cliente, es el cliente quien, además de expedir materialmente dicha factura, deberá generar -y, en la modalidad «VERI*FACTU», remitir- el registro de facturación de alta que exige el RRSIF. No obstante, si el cliente lleva los libros registros de facturación en los términos establecidos en el artículo 62.6 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre, (mediante el suministro inmediato de información, o SII) queda excepcionado del cumplimiento de las obligaciones previstas en el RRSIF para dichas operaciones.
Por otro lado, en relación con la llevanza de los LRI, es independiente de quién expida materialmente las facturas, y se encuentra regulada en los artículos 62 y 63 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre. Por lo tanto, cada empresa deberá incluir las facturas expedidas por todos los bienes vendidos y servicios prestados (independientemente de quién haya expedido materialmente la factura, pudiendo ser la propia empresa vendedora, un tercero o el destinatario/comprador) en el LRI de facturas expedidas, y las facturas recibidas de los bienes comprados o servicios recibidos (independientemente de quién haya expedido materialmente la factura, pudiendo ser la empresa vendedora, un tercero o el destinatario/comprador) en el LRI de facturas recibidas.
Normativa/Doctrina:
Artículos 5 y 6 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, modificado por el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril.
Artículo 5 del reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.
Artículos 62 y 63 del reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido (RIVA), aprobado por el Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre
¿Qué alternativas existen para que quien expida facturas y esté afectado por el reglamento … cumpla con él?
Esta pregunta se refiere a los recursos informáticos necesarios para llevar a cabo dicho cumplimiento y la respuesta se encuentra en el artículo 7 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
Se puede resumir en que debería utilizar un sistema informático de facturación (SIF) adaptado al RRSIF, que podría ser:
SIF existente en el mercado, gratuito o de pago: artículo 7.a. Podría estar instalado en las dependencias de quien expida las facturas (on-premise), en remoto, o bien en la nube (cloud).
SIF desarrollado internamente por quien expida las facturas: artículo 7.a.
La aplicación básica de facturación que ofrecerá gratuitamente la Agencia Tributaria en su sede electrónica, siempre y cuando sus funcionalidades y condiciones de uso se ajusten a las necesidades de quien la vaya a utilizar: artículo 7.b.
Por último, se recuerda que existe la posibilidad de delegar en un tercero o en el destinatario de la operación la expedición material de las facturas, que deberá realizarse cumpliendo el RRSIF. Existen otras preguntas frecuentes que tratan sobre este aspecto.
Para un pequeño empresario o microempresa, ¿qué soluciones prevé el reglamento … aprobado por RD 1007/2023, de 5 de diciembre?
Aunque no está mencionado en el RRSIF, debe señalarse que se ha ampliado el plazo de presentación de solicitudes del SEGMENTO III (entre 0 y de 3 empleados) del KIT DIGITAL, hasta el 31/10/2025. Este Programa está financiado con fondos del Plan de Recuperación Transformación y Resiliencia y tiene como objetivo el impulso al «Plan de Digitalización de las PYMEs 2021-2025». El importe máximo de ayuda por beneficiario será de dos mil euros (2.000 €). Y entre las soluciones financiables se encuentra la de Gestión de Procesos en la que se encuadran los Sistemas Informáticos de Facturación.
Por otro lado, el Reglamento SIF (aprobado por RD 1007/23) prevé en su artículo 7.b la creación de una aplicación informática que será desarrollada por la Administración tributaria y que servirá para cumplir con el Reglamento SIF en su modalidad VERI*FACTU. Esta aplicación podría servir también más adelante para facilitar la emisión de facturas electrónicas B2B.
¿Qué requisitos debe cumplir un sistema informático de facturación (SIF) para considerarse que está adaptado al reglamento …?
Resumidamente, debe:
Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación que está obligado a generar por cada factura expedida, en los términos del RRSIF y de su OM, generando un fichero de alta de factura por cada una de las expedidas. Además, debe imprimirse un código QR en las condiciones específicamente reguladas.
Tener la capacidad de comunicación con la AEAT para la remisión de los mismos.
Además, si se tratan datos personales, debe cumplir con las medidas previstas en la legislación en materia de protección de datos para lo cual debe disociar o separar el acceso a la información tributaria de otro tipo de información confidencial, de manera que la Agencia Tributaria pueda acceder a la primera.
Por último, el SIF deber registrar ciertos eventos que sucedan en el mismo (a menos de que se trate de un SIF funcionando en modo VERI*FACTU).
Los detalles concretos sobre cómo han de implementarse estos requisitos se aclaran en otras preguntas frecuentes.
Normativa/Doctrina:
• Artículo 29.2.j de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
• Artículos 7 y 8 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
¿Puede ser utilizado un mismo sistema informático de facturación (SIF) para llevar la facturación de varios obligados a expedir facturas (OEF)?
Sí, pero con ciertas condiciones. En el artículo 7.a del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, se prevé tal posibilidad siempre que los registros de facturación de cada obligado tributario se encuentren diferenciados y se cumplan los requisitos exigidos en el RRSIF por separado para cada uno de los obligados tributarios. Es decir, el sistema deberá comportarse como si fuera un SIF «propio» e independiente para cada OEF.
Esto se traduce en que debe gestionar separadamente los registros de facturación y, en su caso, de evento de cada OEF incluido en el SIF, cumpliendo con los requisitos exigidos en los artículos 7.a y 8 del RRSIF, con encadenamiento independiente para dichos registros de cada OEF. Asimismo, deberá poder permitir el funcionamiento del SIF en la modalidad «VERI*FACTU» de forma independiente para cada OEF. Adicionalmente, deberá visualizar, claramente y en todo momento, la información identificativa del OEF al que corresponde la operativa que se está realizando en cada instante. Además, en el caso de que efectivamente esté soportando la facturación de más de un OEF, independientemente del estado operativo en que se encuentren, bien sea de alta, de baja o cualquier otro, deberá indicarlo con algún mensaje explicativo que pueda ser consultado de forma rápida, fácil e intuitiva.
Normativa/Doctrina:
• Artículos 7 y 8 del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
• Artículo 2 de la Orden Ministerial por la que se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido referidas en el reglamento …
Cuando un sistema informático de facturación (SIF) tiene la posibilidad de borrar registros de facturación ya generados, ¿cumple con el reglamento?
No. Cualquier funcionalidad o mecanismo del SIF que permita alterar los registros de facturación una vez generada la factura o el rastro de las operaciones supone un incumplimiento de los requisitos exigidos por el reglamento.
A estos efectos, se entiende por alteración de los registros de facturación, la ocultación o eliminación de cualquier registro de facturación originalmente generado y registrado por el sistema informático, o la ocultación o modificación, total o parcial, de los datos de cualquier registro de facturación originalmente generado y registrado por el sistema informático, o la adición de registros de facturación, simulados o falsos, distintos a los originalmente generados y registrados por el sistema informático.
Cualquier necesidad de corrección o anulación de los datos obligatorios registrados deberá ser realizada mediante los procedimientos regulados en el reglamento y su orden ministerial, generando al menos un registro de facturación adicional posterior, de forma que se conserven inalterables los datos originalmente registrados y los corregidos.
Normativa/Doctrina:
• Artículos 8.2.a y 8.2.b del reglamento que establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre.
¿Cuántas facturas está previsto que se puedan enviar por cada obligado y por año o por mes, con la aplicación de la AEAT?
La limitación viene dada por la operativa de digitación de la información contenida en el formulario. Lo lógico es que dicha aplicación de uso subsidiario se utilice por microempresarios o profesionales con un número limitado de facturas emitidas al año.
Si una empresa NO se acoge al sistema VERI*FACTU ¿debe igualmente mantener un sistema que permita la conexión con la AEAT?
Sí, la potencial conexión de todos los sistemas informáticos de facturación con la Agencia Tributaria viene obligada por el artículo 8.1 del RRSIF que establece:
El sistema informático deberá tener capacidad de remitir por medios electrónicos a la Administración tributaria, de forma continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente, todos los registros de facturación generados a que se refieren los artículos 9, 10 y 11 de este Reglamento.
Por lo tanto, la normativa obliga a que todos los sistemas informáticos de facturación tengan la capacidad de comunicar con la AEAT y, por ejemplo, ante un requerimiento de la Agencia Tributaria puedan comunicar directamente los registros que le son requeridos, o bien, adoptar en cualquier momento la modalidad VERI*FACTU, con remisión inmediata en línea a la AEAT.
Normativa/Doctrina:
• Artículo 8.1 del reglamento … (RRSIF).
¿Para la generación de firma se usarán certificados como TicketBAI?
El tipo de firma electrónica a utilizar por parte de los desarrolladores de software para cumplimentación de la obligación de firmar los ficheros de alta o anulación de facturas puede ser distinto de los utilizados por la AEAT, siempre que sea firma cualificada y sirva a la finalidad de autenticar y hacer inmutable el contenido del registro de facturación de alta.
Una empresa tiene dos centros de facturación, uno central y otro en una sede distinta que no están conectados entre sí. ¿Cómo hacer que se siga entre ambos centros la secuencia correlativa de facturación?
Si todos los sistemas informáticos mencionados (tanto el central como el de la sede «desconectada») expiden independientemente facturas, cada una con su QR incluido, serán ambos sistemas considerados sistemas informáticos de facturación (SIF) independientes, según el artículo 1.2 del reglamento aprobado por el RD 1007/2023, de 5 de diciembre (RRSIF) y, por lo tanto, cada uno de ellos debe cumplir separadamente dicho RRSIF.
Así, cada uno de ambos SIF, al mismo tiempo que expiden cada factura deben generar su correspondiente registro de facturación (RF) de alta. Estos Registros de Facturación deberán estar encadenados (con el hash correspondiente) de forma independiente dentro de cada SIF, respetando la secuencia de generación de los mismos, es decir, de acuerdo al orden en el que fueron generados en cada uno de ellos. Por lo tanto, para expedir sus propias facturas (y generar los correspondiente Registros de Facturación asociados, de forma encadenada) no tienen por qué -ni necesitan- saber qué facturas están expidiendo otros SIF de la misma sociedad o empresa, ya que son independientes a estos efectos y no necesitan para ello estar «conectados o comunicados» entre sí.
Una empresa tiene dos centros de facturación … ¿Es posible que uno de los sistemas sea un sistema VERI*FACTU y el otro no?
Sí, ya que ambos SIF pueden cumplir con la norma en distintas modalidades. No obstante, se significa que no es esta la opción preferible ya que generará en los registros disponibles en sede electrónica de la AEAT listados incompletos de facturas emitidas, que harán preciso completar mediante requerimientos.
Una empresa tiene dos centros … ¿Puede plantearse la posibilidad de que el sistema informático vuelque, al final del día los registros de facturación en un sistema conectado para su remisión a la AEAT?
No, ese volcado ulterior no es en sentido propio una facturación, puesto que los clientes ya se habrán llevado las facturas impresas y, por lo tanto no cabe esa remisión ”en diferido”.
¿Qué pasa si el SIF sufre un incidente que pueda provocar pérdida de datos?
Un SIF cumplidor del reglamento y la orden debería garantizar que no se den ese tipo de circunstancias o que es capaz de recuperarse adecuadamente ante las mismas y seguir cumpliendo el reglamento y la orden, estableciendo las medidas y procedimientos necesarios para ello.
¿Qué quiere decir que el sistema informático … debe permitir una disociación de acceso a los datos según el carácter de estos?
Significa que el SIF deberá tener una forma diferenciada de acceder a las funcionalidades y a los datos con trascendencia tributaria exigidos en el reglamento, de manera que quede preservada la confidencialidad de otros datos distintos y no se pueda acceder indebidamente a ellos por esa vía. Esto se prevé sobre todo en el caso de que se produzca una personación de algún miembro de la Agencia Tributaria para inspeccionar in situ el SIF, siempre cumpliendo con los procedimientos establecidos al respecto.
¿Cómo pueden los desarrolladores asegurar que alguien no pueda eliminar o modificar un archivo correspondiente a esos registros de facturación?
El SIF deberá garantizar la integridad e inalterabilidad, la trazabilidad, y conservación de los registros de facturación, en los términos establecidos en el artículo 8 del RRSIF y su normativa de desarrollo. Además, deberá contar con un registro de eventos en el que se recojan determinadas interacciones con el sistema determinadas por orden ministerial (entre otras, la detección de anomalías en la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de registros de facturación o en el propio registro de eventos).
Por lo que se refiere a los desarrolladores y su responsabilidad, deberán afrontar las exigencias reglamentarias para hacer posible asegurar que, durante el periodo de conservación de los registros, no se han producido interacciones indebidas sobre los mismos que los hayan alterado, modificado, interpolado, suprimido o regenerado. Igualmente deberán certificar a sus clientes que cumplen con esas exigencias. Naturalmente el régimen sancionador al que se refiere el artículo 201.bis de la LGT debe tener en cuenta a la hora de sancionar los comportamientos de los fabricantes de sistemas y de los usuarios si ha concurrido en sus comportamientos culpabilidad, incluso a título de mera negligencia, o se ha producido la destrucción o hackeo de los códigos del programa.
Si la modificación del registro de facturación se debe a un error informático, ¿puede el fabricante del software corregir dicho registro de facturación sin generar un registro adicional?
No, un registro de facturación, una vez generado (y firmado / remitido a la AEAT según la modalidad empleada) no debe ser modificado nunca por nadie (si se hiciera, se podría detectar: gracias a la huella, firma, encadenamiento…). Cualquier “cambio” que se desee hacer constar sobre el mismo, deberá realizarse a través de la generación de uno o más -según se necesite- registros de facturación nuevos, del tipo que corresponda a cada caso (normalmente -y de forma preferente- utilizando los procedimientos establecidos por el reglamento de obligaciones de facturación). Si por corregir se refiere a “recuperar” de algún modo lo que ya estaba generado, pero se había “perdido” o “corrompido”, la respuesta debe ser la contraria.
En cuanto a la corrupción de datos, se recuerda que se debe cumplir con todos los requisitos que exige el reglamento y la orden, siendo en este caso de especial importancia la conservación (y también la legibilidad, accesibilidad e integridad inalterabilidad), por lo que deberán ponerse los medios necesarios para impedir la corrupción y garantizar la conservación.
Finalmente, sobre la cuestión de la migración, el reglamento y la orden no entran en lo que se haga posteriormente con los registros de facturación generados (como su posible envío a otros sistemas con idea de utilizarlos para otros fines), más allá de exigir su conservación, legibilidad y accesibilidad a futuro durante el plazo de conservación.
¿Cómo se debe corregir una factura (registro de facturación) con errores generada en un SIF?
Un registro de facturación con errores se debe subsanar mediante la generación de un nuevo registro de facturación y, en su caso, su remisión en los sistemas VERI*FACTU (ya que no se puede alterar el registro erróneo si ya se emitió).
De acuerdo con el diseño de registro que se publicará en la Orden Ministerial (ya disponible en la Sede electrónica de la AEAT), esta nueva generación de un registro de facturación deberá llevar ‘Tipo de registro’=»Sustitutivo» e indicador SubsanaError a «S». Con ello la trazabilidad no se ve afectada, ya que esta va ligada a los registros de facturación según el orden temporal de su generación, no a las facturas a las que estos referencian.
¿Está permitido tener un sistema de pre-facturación (o borrador) antes de generar los registros de facturación?
El reglamento que aprueba el RD 1007/2023, de 5 de diciembre, y la Orden Ministerial que lo desarrolla solo aplican a los sistemas informáticos de facturación (SIF), es decir, aquellos sistemas que son utilizados para expedir facturas o facturas simplificadas. Cualquier otro sistema informático que no sea de facturación, en principio no se ve afectado por la normativa.
Los requisitos generales de trazabilidad que emanan del literal del artículo 29.2.j determinan que, a efectos informáticos, el sistema de generación de pre-facturación, borradores o proformas sin validez fiscal, debe estar vinculado indefectiblemente al Sistema de emisión de facturas, formando una unidad. Por ello y por razones de control interno, conviene que se conserven registros de las prefacturas o facturas proforma elaboradas.
Por ello, no sería legal y sería susceptible de sanción, el uso de sistemas que generen documentos preparatorios de facturas o de facturas simplificadas, sin que el sistema informático mismo disponga de elementos de control para la conservación de tales documentos preparatorios de forma debidamente vinculada a las facturas o a los registros de facturación que finalmente se emitan o, en defecto de factura, de forma que queden registrados y conservados en el sistema.
¿A partir de qué momento se considera que debe haber integridad o inalterabilidad en un registro de facturación?
Como el registro de facturación se genera inmediatamente antes de expedir la factura, se debe entender que en el momento de generar dicho registro que, además, o bien será remitido a la AEAT, o bien será firmado.
¿Qué datos de un registro de facturación podrían ser modificados sin que afecte a la integridad e inalterabilidad?
Se puede subsanar (tipo registro Sustitutivo) cualquier dato al que el reglamento de facturación no imponga la emisión de una factura rectificativa. En cualquier caso, si el dato modificado de la factura no está en el registro de facturación generado y firmado / remitido (ni afecta a ninguno de los campos de este), propiamente no habría que subsanar nada del registro de facturación generado y firmado / remitido. Pudiéndose cambiar sin que ello afecte a la integridad del fichero.
¿Cómo se debe actuar en el caso de pérdida total de registros por un virus o incidente similar?
Si la pérdida solo afecta a registros de facturación, en un sistema VERI*FACTU esta situación sería menos problemática pues los registros los tendría la AEAT y el obligado podría recuperarlos en su integridad. En un sistema de emisión de facturas no verificables, es el empresario el que debe velar por la conservación de los registros de facturación, tal y como se fija en la norma, sin que quepa negar la posible existencia de casos de fuerza mayor que excluirían la culpabilidad y podrían dar lugar a determinar las bases imponibles por el método de estimación indirecta.
¿En qué consiste la trazabilidad exigida a los SIF en el reglamento y la orden?
La trazabilidad se refiere a que se pueda garantizar (y, en su caso, detectar) que no hay “huecos” o “saltos” en la secuencia de generación de los registros de facturación (RF) correspondientes a las facturas expedidas utilizando un determinado SIF de un obligado tributario (OT), así como que dicha secuencia se corresponde con la de la fecha y hora de generación empleadas.
Esto se consigue “encadenando” los RF generados por cada SIF del OT, es decir, formando virtualmente una “cadena” debido a que dentro de los datos de cada RF generado figuran ciertos datos (ver abajo, NOTA 1) del RF generado inmediatamente antes (y que, por tanto, permiten identificarlo), actuando a modo de “puntero” hacia él. Si esta cadena se viese alterada de algún modo (ruptura de la secuencia de punteros, fechas y horas no coherentes…), este hecho podría ser detectado.
En definitiva, con la implementación de la trazabilidad se puede saber si se cuenta con todos los RF generados por un SIF de un OT y si estos están en el mismo orden secuencial en que fueron generados.
Por último, mencionar que los sistemas de emisión de facturas no verificables también deben garantizar la trazabilidad de los registros de evento que generen, de una forma equivalente a como lo realizan para los RF.
NOTA 1: los datos que intervienen en el encadenamiento se pueden ver en los correspondientes diseños de registros del anexo de la orden, pero básicamente son la identificación de la factura (emisor, nº de serie y nº de factura, fecha de expedición) a la que hace referencia el RF anterior y “parte” de la huella del RF anterior (actualmente se trata de toda la huella).
Normativa/Doctrina:
Artículo 8.2.b del RRSIF.
Artículo 7 de la Orden Ministerial …
¿A qué nivel se debe realizar la trazabilidad exigida: obligado tributario, tienda, TPV…?
Los registros de facturación (RF) se deben encadenar de forma independiente dentro de cada SIF, y para cada OT (en el caso de que el SIF gestione la facturación de varios OT). Es decir, debe existir una única cadena de RF por cada par de valores distintos de (SIF; OT).
Por lo tanto, la respuesta a esta pregunta dependerá de cómo tenga organizado cada OT su forma de facturar y del número de OT cuya facturación se gestione en cada SIF empleado.
En relación con lo 1º (la organización de la forma de facturar por parte del OT), por ejemplo, si un OT dispone de varios TPV (en uno o diversos centros de venta, o tiendas) que expiden o gestionan la expedición de sus propias facturas de forma independiente a las del resto de TPV, cada TPV se considera que es un SIF, de acuerdo a la definición dada en el reglamento, así que deberá poseer su propia cadena de RF. De esta manera, el OT tendrá tantas cadenas de RF como TPV tenga.
En relación con lo 2º (número de OT gestionados por el SIF), si un SIF permite la gestión de la facturación de varios OT (como puede ser el caso de un SIF utilizado por una gestoría para llevar en él la facturación de varios OT que son clientes de esa gestoría), dicho SIF deberá tener una cadena independiente por cada OT cuya facturación gestione.
¿Qué ámbito o alcance tiene la trazabilidad exigida? ¿Debe mi SIF garantizar la trazabilidad de los RF cuando estos salen del propio SIF?
La trazabilidad se limita al ámbito del propio SIF (para cada OT, si permite gestionar la facturación de varios OT). Es decir, una vez que el SIF implementa la trazabilidad mediante el completo y correcto encadenamiento -y fechado- de los RF generados (sin olvidar su firma y guardado -por los sistemas de emisión de facturas no verificables- o remisión -por los SIF VERI*FACTU- a la Agencia Tributaria), ya está cumplida y los RF son rastreables.
A partir de ese momento, el reglamento y la orden no entran en lo que se haga posteriormente con los RF generados por el SIF (por ejemplo, envío a otros sistemas para contabilidad), más allá de exigir su conservación, legibilidad y accesibilidad a futuro en el caso de sistemas de emisión de facturas no verificables.
NOTA 1: ejemplo habitual: envío posterior de RF generados por el SIF a otros sistemas informáticos (contabilidad, gestión de stocks…) — el reglamento no exige requisitos a esos sistemas destinatarios.
Dentro de un mismo SIF, ¿hay que encadenar por separado los RF de alta y los RF de anulación?
No. Un SIF tiene una única cadena de RF (por cada obligado tributario que gestione, en el caso de que gestione varios dentro de él) en la que se encadenan ambos tipos de RF (alta y anulación) indistintamente, en el mismo orden secuencial en el que hayan sido generados.
¿Forman parte de la trazabilidad la fecha y la hora de generación de los RF?
Efectivamente, forman parte del mecanismo de trazabilidad de los RF, ya que dichos campos deberían ser coherentes con el orden temporal de generación de los RF que conforman la cadena de RF del SIF. Además, en el caso de sistemas de emisión de facturas no verificables, el SIF también debería ser capaz de detectar e informar de incongruencias encontradas al respecto en los RF generados que se encuentren a su alcance.
¿Afecta en algo a la trazabilidad el cambio de año (o ejercicio fiscal) y, asociado a él, el posible cambio en la numeración de las facturas expedidas con el SIF?
No. Es práctica habitual «cambiar» la numeración con el cambio de año (se suele incluir el año en la numeración). Sin embargo, esto no afecta en nada a la trazabilidad. La trazabilidad solo exige que el RF de la primera factura expedida en el nuevo año fiscal se encadene correctamente con el RF de la última factura expedida en el año anterior, independientemente del número de factura (o de serie).
¿Influyen en algo en la trazabilidad el que se realicen anulaciones o subsanaciones de RF correspondientes a facturas expedidas?
No. Cuando en un SIF haya que generar un RF de anulación o un RF de alta de subsanación, estos irán encadenados con el anterior registro de facturación generado por el SIF en el que se está haciendo la operación de anulación o subsanación. Es decir, en cuanto a trazabilidad, a la hora de encadenar estos RF se tratan como un RF más del SIF en el que se realiza la operativa.
¿Qué debe realizar el SIF si detecta algún error en el encadenamiento de los RF?
Deberá actuar de igual forma que cuando detecta un error en la integridad e inalterabilidad de algún RF (generar registro de evento, alertar, etc.). Sólo los sistemas de emisión de facturas no verificables están obligados a poder detectar estos errores en la trazabilidad y a ofrecer funcionalidades para ello.
¿Tienen las mismas obligaciones en cuanto a trazabilidad los sistemas «VERI*FACTU» y los sistemas de emisión de facturas no verificables?
No, los sistemas de emisión de facturas no verificables tienen más obligaciones, al no remitir los RF a la AEAT. Ambos tipos de SIF deben encadenar correctamente los RF; pero los sistemas no verificables además deben detectar fallos en el encadenamiento, generar registros de evento, y ofrecer funcionalidades de comprobación y detección. Los usuarios de sistemas no verificables también deben garantizar la precisión de la hora de fechado con un margen máximo de error de un minuto, cosa que no aplica a los SIF VERI*FACTU.
¿Dónde se han de conservar los RF generados por el SIF? ¿Es obligatorio mantenerlos en él o hay que descargarlos siempre?
El lugar donde se conserven los RF será, en última instancia, una decisión del obligado a expedir factura (OEF) que utiliza el SIF (puede que en función de las circunstancias y de las características que tenga dicho SIF).
En este punto, debe recordarse que los SIF VERI*FACTU (y los OEF que los utilicen) no están obligados a conservar los RF generados, ya que se han remitido a la Agencia Tributaria y, por tanto, obran en poder de esta.
Aclarado este matiz, en principio, el SIF almacenará bajo su control los RF que genere (puede que, por limitaciones de almacenamiento, necesite en algún momento que los RF sean exportados y eliminados de él para dejar espacio libre). En cualquier caso, el SIF debe ofrecer un procedimiento de descarga, volcado y archivo seguro de los registros de facturación generados por él, que deberán poder ser exportados a un almacenamiento externo en formato electrónico legible.
Normativa/Doctrina:
• Artículo 8.2.c del RRSIF.
• Artículo 8 de la Orden Ministerial …
¿Es a través de la funcionalidad de exportación de RF la única forma para que un SIF deje de conservar dentro de él los RF que ha generado y guardado?
Efectivamente, para que el SIF pueda dejar de conservar “dentro de él” los RF que ha generado, esto solo puede realizarse mediante una operación de exportación ejecutada correctamente y que admita la posibilidad de dejar de conservarlos en él.
Se recuerda que esta exigencia solo aplica a los sistemas de emisión de facturas no verificables, ya que los SIF VERI*FACTU no están obligados a guardar los RF que generan, al remitirlos a la AEAT.
Si el SIF ofrece la posibilidad de exportación que elimine los RF de su almacenamiento, esa operación debe formar parte de la funcionalidad de exportación, avisar al usuario y solo completarse si termina correctamente. Además, la eliminación solo podrá aplicarse a RF consecutivos empezando por los más antiguos (bloque continuo), y no podrá dejar huecos que impidan la trazabilidad.
¿Se puede considerar que las copias de seguridad son procesos de exportación a efectos del reglamento?
No. El proceso de exportación que permite la descarga, volcado y archivo seguro de los RF generados debe ser una funcionalidad adicional específica del SIF, diferente a los procedimientos de copia de seguridad habituales. Por tanto, las copias de seguridad no equivalen necesariamente a la funcionalidad de exportación exigida.
¿De quién es la responsabilidad de la conservación de los RF: del SIF y su fabricante, o del OEF usuario del SIF?
Cada uno tiene su parte de responsabilidad:
• El productor (fabricante) del SIF es responsable de que el SIF genere y guarde o remita los RF en el tiempo y forma exigidos, así como que proporcione acceso rápido, fácil e intuitivo a los mismos mientras se encuentren en dicho SIF, junto con un procedimiento de descarga (exportación) seguro. El productor debe firmar una declaración responsable de cumplimiento.
• El OEF usuario del SIF es responsable de asegurarse de que conserva durante el plazo previsto los RF generados, incluso aunque haya dejado de usar el SIF que los generó. Es buena práctica que el OEF exporte frecuentemente los RF y los conserve de forma redundante en un sitio seguro.
Recordatorio: la conservación de los RF solo es exigible a los sistemas de emisión de facturas no verificables y a los OEF usuarios de este tipo de SIF; los SIF VERI*FACTU no están obligados a conservar los RF (se han remitido a la AEAT).
¿Cuál es el plazo a que se refieren el reglamento y la orden en relación con la conservación, accesibilidad y legibilidad de los RF?
Se trata del mismo plazo exigido en el artículo 19.1 del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (ROF) para la conservación de las facturas expedidas, si bien existen diversos matices y excepciones según normativas (LGT, LIVA) y circunstancias (regularizaciones, oro de inversión, etc.). En general los plazos suelen oscilar entre un mínimo de 4 años y casos concretos que pueden implicar más de 10 años (p. ej. periodos de regularización de bienes de inversión).
NOTAS y referencias: la respuesta original contiene múltiples notas y referencias a artículos concretos de Leyes y manuales (LGT, LIVA, manual IVA 2023, manual facturación 2011) — ver el texto original proporcionado para detalles y ejemplos específicos.
¿Qué se entiende por accesibilidad y legibilidad de los RF generados por el SIF?
Accesibilidad: proporcionar acceso rápido, fácil e intuitivo a las funcionalidades exigidas al SIF y a los RF generados por el SIF, bien para consultarlos o para descargarlos de forma segura y fidedigna, preservando la confidencialidad de otros datos. Debe ser garantizada tanto por el SIF como por el OEF usuario.
Legibilidad: que los RF generados tengan la estructura, contenido y formato exigidos, de forma que, mediante procesos electrónicos automáticos, puedan ser leídos y entendidos.
Normativa/Doctrina:
• Artículos 8.2.c del RRSIF.
• Artículo 8 de la Orden Ministerial …
¿En qué consiste el registro de eventos?
Que el SIF detecte y recoja automáticamente, en el momento en que se produzcan, determinadas interacciones con dicho sistema informático, operaciones realizadas con él o sucesos ocurridos durante su uso, guardando los datos correspondientes a cada uno de ellos, que deberán poder ser consultados desde el propio SIF.
Este registro de eventos solo es obligatorio en el caso de los sistemas de emisión de facturas no verificables, no siendo necesario en los casos de SIF «VERI*FACTU».
Normativa/Doctrina:
• Artículo 8.3 del RRSIF.
¿Por qué es necesario registrar ciertos eventos? ¿Qué utilidad tiene?
La normativa exige a los SIF que garanticen integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. La remisión inmediata a la AEAT por los SIF VERI*FACTU ayuda a cumplirlo; los sistemas no verificables, al no remitirlos, necesitan registrar eventos para ayudar a detectar y conocer posteriormente cualquier anomalía o alteración relacionada con dichos requisitos.
¿Qué tipos de registro de evento existen?
Ejemplos de registros de evento (no exhaustivo):
a. Inicio del funcionamiento del sistema informático como «NO VERI*FACTU».
b. Fin del funcionamiento del sistema informático como «NO VERI*FACTU».
c. Lanzamiento del proceso de detección de anomalías en los registros de facturación.
d. Detección de anomalías en la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de registros de facturación.
e. Lanzamiento del proceso de detección de anomalías en los registros de evento.
f. Detección de anomalías en la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de registros de evento.
g. Restauración de copia de seguridad, cuando esta se gestione desde el propio SIF.
h. Exportación de registros de facturación generados en un periodo.
i. Exportación de registros de evento generados en un periodo.
Además existe un registro resumen de eventos (cada 6 horas de funcionamiento, y antes de cierre/apagado).
Normativa/Doctrina:
• Artículo 8.3 RRSIF.
• Artículos 9.1 y 9.2 de la Orden …
¿En el caso de un SIF que gestione la facturación de varios OEF, ¿debe haber un único registro común de eventos en el SIF o uno para cada OEF?
El SIF deberá registrar los eventos independientemente para cada OEF, como si fueran SIF distintos. En definitiva, habrá tantos registros de eventos como OEF gestionados.
¿Qué características deben cumplir los registros de evento?
De forma análoga a los RF: integridad, inalterabilidad, trazabilidad, conservación, accesibilidad y legibilidad. Ver artículos aplicables del RRSIF y de la Orden Ministerial para especificaciones.
¿Deben firmarse los registros de evento?
Sí. El SIF deberá firmar electrónicamente todos los registros de evento que genere, cumpliendo de forma análoga las especificaciones dadas al respecto para el caso de los registros de facturación.
¿Por cuánto tiempo debo guardar los registros de evento y quién es el responsable de su conservación?
El plazo para los registros de evento coincide con el que aplica a los RF generados en el mismo periodo (ver la sección de conservación de RF). La responsabilidad de conservación es la misma que para los RF: el fabricante debe dotar la función; el OEF es responsable de conservar los datos (en sistemas no verificables). Normativa: Art. 8.3 RRSIF y Art.9.3 OM.
¿Debo remitir a la AEAT los registros de evento?
No, salvo que la Agencia Tributaria le requiera el envío de los mismos.
El registro de alta de facturación al expedir cada factura ¿puede ser un registro de formato .xml guardado en la base de datos con la estructura que aparece en el ‘Diseño de registro de facturación de alta’ en la documentación de AEAT?
La normativa no detalla el modo de almacenamiento. Se admiten diversas soluciones técnicas siempre que cumplan las funcionalidades requeridas (integridad, exportación, etc.). Guardarlo en XML en la base de datos es una posibilidad adecuada.
¿Qué tipos de acciones se van a permitir sobre los registros de facturación?
No hay acciones permitidas sobre los registros de facturación una vez producidos de forma definitiva. Para modificar un registro de alta debe generarse un nuevo registro de anulación o subsanación. No se podrán alterar originalmente los RF. Si la modificación afecta a datos externos al RF, no se necesitará subsanar el RF.
Para facturación emitida en régimen de ventanilla única (OSS) ¿cómo se identificarán estas ventas en el registro de facturación? ¿Cuál es la codificación del régimen a utilizar?
En las operaciones OSS el código de régimen a indicar de la lista L8 es «17»: Operación acogida a alguno de los regímenes previstos en el Capítulo XI del Título IX (OSS e IOSS). El código de factura en L2 será el que corresponda a la naturaleza («F1» para ordinaria, «F2» para simplificada).
¿Cómo se tratan los suplidos, el recargo financiero u otras cantidades en el esquema de la norma? ¿Cómo incluir las retenciones a cuenta de los impuestos directos practicadas en factura?
Los suplidos y recargos financieros no forman parte del registro de facturación de alta en su esquema simplificado; si se incluyen dentro del «Importe total factura», deberán constar como importes no sujetos o tipo 0%. Las retenciones a cuenta de impuestos directos no forman parte formal del registro de facturación (no es un elemento constitutivo del registro de facturación de alta). Nada impide incluir esas menciones en la factura emitida, pero no forman parte del extracto obligatorio del registro de facturación de alta.
¿Cómo se tratan las cantidades correspondientes a descuentos por pronto pago en el esquema de la norma?
Los descuentos por pronto pago, si se conceden previa o simultáneamente a la operación, minoran la base imponible. Si se desea que quede constancia en el registro de facturación, deberá aparecer en el registro de facturación de alta, por ejemplo en una de las líneas del bloque de desglose o en el campo «descripción de la operación».
Si se emite una factura por error (y se genera y graba o envía el fichero de alta) es preciso generar un registro de signo contrario para la anulación, y generar posteriormente un nuevo registro de alta con la factura correcta. ¿Debe informarse en el registro de anulación cuál es la factura anulada?
Sí. El Registro de facturación de anulación exige menciones que identifican el registro de facturación de alta que se anule. El detalle de codificación se regula en la Orden Ministerial del RRSIF.
¿Debe mantenerse el número de la factura que se anule en la serie de facturas emitidas?
Sí. Si las facturas se han emitido, aunque sean erróneas, deben mantenerse con su numeración, anularlas y sustituirlas por nuevas facturas cuando proceda. En el SIF deberán mantenerse los registros de facturación de alta y generarse el registro de anulación vinculado, preservando la integridad de la cadena de registros.
¿Qué es la huella o «hash» de un registro?
Es el resultado de aplicar una función o algoritmo de cálculo de huella a determinada información (datos de un registro). Es un valor de longitud fija que actúa como «huella» de la información: una mínima modificación en la información origen produce un hash diferente. Sirve para detectar alteraciones y para encadenamiento entre registros.
¿A qué registros hay que calcular su huella o «hash»?
A todos los registros de facturación, de alta y de anulación, generados por el SIF. Además, los sistemas de emisión de facturas no verificables deberán calcular la huella de los registros de evento que generen.
¿La huella o «hash» ha de calcularse sobre todo el registro completo o qué datos del registro deben considerarse (y dónde se almacena)?
La huella se calcula solo sobre unos pocos datos relevantes del registro. Los datos exactos dependen del tipo de registro (alta, anulación, evento) y están detallados en el documento técnico de especificaciones publicado en la web de desarrolladores de la AEAT. El resultado se almacena como un campo más dentro del propio registro y parte de esa huella se incorpora al registro siguiente para el encadenamiento.
¿Qué algoritmo de cálculo de huella o «hash» hay que emplear? ¿Hay disponible algún ejemplo?
El algoritmo a emplear es SHA-256 en todos los casos. Se encuentran ejemplos y el procedimiento en el documento «Detalle de las especificaciones técnicas para la generación de la huella o hash de los registros» disponible en la web de desarrolladores y en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
¿Qué papel tiene la huella o «hash» en la seguridad y control de los registros?
La huella detecta modificaciones e interviene en la integridad e inalterabilidad; al incluir parte de la huella del registro anterior en el siguiente registro se realiza el encadenamiento que permite la trazabilidad.
¿Debe comprobar un SIF las huellas generadas (y cuándo)? ¿Hay diferencias entre sistemas VERI*FACTU y sistemas no verificables?
Todos los SIF deben calcular y colocar la huella correctamente. Sin embargo, los SIF VERI*FACTU no están obligados a comprobar las huellas ni a ofrecer funcionalidades para comprobarlas (ya que remiten a la AEAT). Los sistemas no verificables deben ofrecer la posibilidad de comprobar las huellas de los registros que tengan a su alcance, y al generar un nuevo registro deben verificar el correcto encadenamiento del registro anterior (huella incluida). Esto aplica tanto a los registros de facturación como a los registros de evento.
¿Hay que incluir la huella del RF, o parte de ella, entre los datos que forman parte del código «QR» tributario de la factura, como en TicketBAI?
No. La huella del RF no forma parte de los datos incluidos en el código «QR» tributario de la factura del SIF diseñado por el RRSIF.
¿En qué consiste la firma electrónica de los registros que se exige a ciertos SIF?
Se trata de un proceso que, aplicado a cierta información (en este caso, un registro), genera un resultado con el que es posible comprobar a posteriori que el contenido de lo firmado se corresponde con la firma realizada sobre el mismo, así como la autoría de lo firmado, garantizando que ningún otro autor puede haber generado dicha firma, es decir, asegura que el autor de la firma no puede repudiar lo firmado.
¿Están todos los sistemas informáticos de facturación (SIF) obligados a firmar electrónicamente los registros generados por ellos?
No. Los SIF VERI*FACTU no están obligados a firmar electrónicamente los registros generados. Solamente los sistemas de emisión de facturas no verificables están obligados a firmar electrónicamente tanto los registros de facturación, de alta y de anulación, como los registros de evento generados por ellos, de acuerdo a las especificaciones dadas al respecto.
Fuente original: AEAT (preguntas frecuentes — firma)
¿Por qué los sistemas informáticos de facturación (SIF) VERI*FACTU no están obligados a firmar electrónicamente los registros generados por ellos?
Porque remiten inmediatamente a la Agencia Tributaria los registros de facturación (RF) generados y este proceso de remisión incluye autenticación mediante certificado electrónico cualificado, así como medios de transmisión seguros, por lo que, al remitir de esta manera, se considera que se realiza una firma básica del RF y, por tanto, no es necesario realizar la firma electrónica explícita del RF.
Fuente original: AEAT (preguntas frecuentes — firma)
¿Pueden los sistemas informáticos de facturación (SIF) VERI*FACTU firmar electrónicamente los registros de facturación (RF) generados por ellos y remitirlos así firmados a la Agencia Tributaria?
Aunque los SIF VERI*FACTU no están obligados a firmar electrónicamente los RF que generan y remiten a la Agencia Tributaria, si quieren pueden hacerlo y remitirlos firmados electrónicamente. Se recuerda que, en el caso de SIF VERI*FACTU, tampoco están obligados a generar registros de evento (ni, por tanto, a firmarlos).
Fuente original: AEAT (preguntas frecuentes — firma)
¿Qué registros deben firmar los sistemas de emisión de facturas no verificables?
Los sistemas de emisión de facturas no verificables deben firmar electrónicamente todos los tipos de registros que generen, es decir, tanto los registros de facturación (RF), de alta y de anulación, como los registros de evento.
Fuente original: AEAT (preguntas frecuentes — firma)
¿Qué tipo de firma electrónica hay que implementar? ¿Hay disponible algún ejemplo?
El tipo de firma electrónica a utilizar en todos los casos (registros de facturación, de alta y de anulación, y registros de evento) será XAdES Enveloped Signature. Tanto este como otros detalles y ejemplos del procedimiento de cálculo de la firma electrónica se pueden consultar en el documento “Especificaciones técnicas para generación de la firma electrónica de los registros de facturación” y en el archivo comprimido “ZIP: Anexos ejemplos firma registros de facturación” que se pueden encontrar en la web de desarrolladores y en la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
Fuente original: AEAT (preguntas frecuentes — firma)
¿Qué papel tiene la firma electrónica en la seguridad y control de los registros?
Junto con la huella y el resto de datos firmados, la firma electrónica permite saber si se ha mantenido la integridad e inalterabilidad del registro firmado, garantizando la autoría de la firma sobre lo firmado (es decir, el no repudio de lo firmado). Por este motivo también contribuye a garantizar la integridad e inalterabilidad del encadenamiento de registros, que es la forma de implementar el requisito de trazabilidad.
Fuente original: AEAT (preguntas frecuentes — firma)
¿Debe comprobar un sistema informático de facturación (SIF) las firmas generadas (y cuándo)?
Los sistemas de emisión de facturas no verificables deben ofrecer la posibilidad de comprobar de forma rápida, fácil e intuitiva la firma electrónica de los registros de facturación, de alta y de anulación, y de los registros de evento generados que están a su alcance. La comprobación se hace, en principio, a petición del usuario del sistema de emisión de facturas no verificables (no es obligatorio que sea automática ni que se deba hacer periódicamente).
Se recuerda que, como se ha indicado en otras preguntas frecuentes, los SIF VERI*FACTU no están obligados a firmar los registros ni, por tanto, a comprobar firmas.
Fuente original: AEAT (preguntas frecuentes — firma)
¿Cómo se certifica que un Sistema Informático de Facturación cumple con la normativa que regula estos sistemas?
En el artículo 29.2.j de la LGT (introducido por la Ley 11/2021, conocida como «Ley Antifraude») se menciona la posibilidad de que los sistemas y programas informáticos que soporten procesos contables, de facturación o de gestión deban estar certificados en la forma que se determine reglamentariamente.
Acorde con esta posibilidad, el artículo 13.1 del Reglamento de Requisitos de Sistemas de Facturación (RRSIF), aprobado por el R.D. 1007/2023, establece que corresponderá a la persona o entidad productora del sistema informático certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j de la Ley General Tributaria, así como con el Reglamento y las especificaciones que se aprueben mediante orden ministerial.
Además, el artículo 13.2 del RRSIF establece que esa declaración deberá constar por escrito y de modo visible en el propio sistema informático en cada una de sus versiones, y también deberá entregarse al cliente y al comercializador al adquirir el producto.
Normativa relevante: art. 29.2.j LGT; art. 13 RRSIF (R.D. 1007/2023)
¿Debe un producto SIF obtener alguna certificación externa? ¿Debe registrarse el SIF previamente a su comercialización?
No. Para certificar un producto no se requiere de procesos de certificación realizados por personas, entidades u organismos independientes; se trata de una autocertificación del propio productor del SIF mediante Declaración Responsable incorporada al producto.
Tampoco está previsto un registro previo del producto SIF para su comercialización en la norma: no se prevé registro por parte de nadie (ni productor, ni comercializador, ni usuario).
Normativa: art. 13.1 RRSIF
¿Quién debe realizar la Certificación de un producto SIF, el productor o el comercializador del mismo?
La certificación mediante Declaración Responsable corresponde al productor (fabricante o desarrollador) del SIF. El comercializador, si no es el productor, deberá asegurarse de que los productos que comercializa están debidamente certificados por sus fabricantes para no incurrir en responsabilidad (art. 201.bis LGT).
Normativa: art. 13.1 RRSIF
¿Es obligatorio que todo producto SIF tenga su correspondiente Certificación?
Sí. La Certificación de un producto SIF es obligatoria y es la forma en que su productor certifica que dicho producto cumple con los requisitos exigidos en la normativa. Así, el usuario puede utilizar ese producto con total tranquilidad.
Normativa: art. 13.1 RRSIF
¿Debe el productor del SIF certificar cada versión de producto que ponga a disposición de los usuarios?
Sí. Cada versión, por pequeña que sea la variación introducida, es un producto distinto de las anteriores y debe certificarse expresamente mediante la correspondiente Declaración Responsable.
Normativa: art. 13.2 RRSIF; art. 15.4 OM de desarrollo
¿Cómo y dónde debe proporcionarse la Certificación del productor?
La Certificación mediante Declaración Responsable debe proporcionarse por el productor en formato legible y estar accesible dentro del propio SIF en cada versión (por ejemplo, en una opción de menú tipo «Acerca de» o «Ayuda»), y también debe estar disponible externamente para el cliente y comercializador en el momento de la adquisición (en papel o electrónico, en formatos comunes como PDF o texto plano). Se recomienda también que las declaraciones responsables sean accesibles públicamente en Internet.
Normativa: art. 13.2 RRSIF; art. 15.3 OM
¿Debe guardar el productor la certificación de todas las versiones de sus productos SIF que haya puesto a disposición de los usuarios a lo largo del tiempo? ¿Y el comercializador?
Sí. Tanto productor como comercializador deben guardar esas certificaciones: el productor de todas las versiones que haya producido y puesto a disposición desde que lo exija la normativa; el comercializador, de todas las versiones que haya comercializado. Tanto clientes como la Administración tributaria podrán solicitarlas. Se recomienda además su publicación pública y localizable en Internet.
Normativa: arts. 13.2 y 13.3 RRSIF; arts. 15.2.b y 15.3 OM
¿Es obligatorio que estén disponibles en el propio SIF las Certificaciones de TODAS las versiones por las que haya pasado el producto?
No. En el propio SIF deberá constar la Certificación correspondiente a la versión actualmente utilizada. No es necesario mantener en el propio SIF las certificaciones de versiones anteriores, aunque productor y comercializador deben guardar todas las certificaciones de todas las versiones y ponerlas a disposición si se requieren.
Normativa: arts. 13.2 y 13.3 RRSIF; art. 15.3 OM
¿Qué datos ha de incluir el productor del SIF obligatoriamente en las Certificaciones?
Deben incluirse: (a) los datos referentes al sistema informático para identificarlo (tipología, composición, funcionalidades, características de instalación), y (b) los datos identificativos y de localización del productor y la fecha y lugar en que firma la certificación mediante Declaración Responsable. El detalle concreto aparece en el artículo 15 de la OM; la AEAT facilita ejemplos para ayudar en su confección.
Normativa: art. 13.4 RRSIF; art. 15 OM
¿Se puede completar la Certificación añadiendo datos y explicaciones adicionales a los exigidos?
Sí. Es recomendable añadir tanta información precisa como sea posible para facilitar transparencia, confianza y reducir requerimientos posteriores de información por parte de la Administración.
Normativa: art. 13.4 RRSIF; art. 15 OM
¿Ha de ir firmada electrónicamente la Certificación realizada mediante Declaración Responsable del Productor?
No se exige firma electrónica. Cuando se exige que conste la fecha y lugar en que la firma el productor, se refiere a la fecha y lugar en que se elabora y suscribe la certificación; no se requiere que esa firma sea electrónica.
Normativa: art. 13.4 RRSIF; art. 15.1.m OM
Si otros productores distintos al que ha producido el SIF original realizan ampliaciones (desarrollos a medida), ¿se debe realizar y proporcionar adicionalmente la correspondiente Certificación de esas ampliaciones? ¿Quién debe proporcionarla?
Sí. Cualquier actuación que modifique o amplíe el programa original supone una alteración no cubierta por la certificación original del SIF. Por tanto, las modificaciones realizadas por un tercer productor deberán incorporar su propia certificación mediante Declaración Responsable. Si la ampliación la hace el propio usuario con sus medios, el usuario debe certificarla; si la realiza un tercero contratado, será el tercer productor quien deba certificarla.
Normativa: arts. 13.1 y 13.2 RRSIF; art. 15.4 OM
Si el Sistema Informático de Facturación ha experimentado varias ampliaciones distintas por varios productores, ¿cuántos Certificados deben existir?
Debe existir un certificado por cada productor y producto distinto (considerando producto tanto el SIF como cada ampliación), y para cada una de sus versiones. No obstante, si la certificación de la última ampliación incluye todo el detalle de la instalación final que abarque el sistema previo y sucesivas ampliaciones, bastará con la certificación de la última instalación que contenga dichas referencias.
Normativa: arts. 13.1 y 13.2 RRSIF; art. 15.4 OM
¿Qué hay que poner en la Certificación respecto de los datos de nombre y código identificador del producto SIF (arts. 15.1.a y 15.1.b OM)?
a) Nombre: la denominación genérica del producto que el productor da a conocer; en los diseños de registro se denomina «NombreSistemaInformatico».
b) Código: un identificador único establecido por el productor (IdSistemaInformatico) que se utilizará en los registros de facturación; no puede repetirse en otro SIF distinto del mismo productor.
Normativa: art. 15.1.a y 15.1.b OM; Anexo I OM
Ejemplo práctico: tengo tres productos (Factura x Basic, Factu X Standard, Factu X Enterprise). ¿Qué código poner en la Certificación y cuál en el registro de facturación?
El productor puede elegir códigos que respeten el formato del Anexo I de la OM (dos posiciones, cada una letra mayúscula o dígito); por ejemplo: XB, XS, XE, o X1, X2, X3, etc. Los nombres completos se consignarán en la Certificación.
Normativa: art. 15.1.b OM; Anexo I
Si el producto SIF incluye hardware propio y firmware, ¿qué debo poner en la Certificación en cuanto a la versión completa (art. 15.c OM)?
Deben indicarse todas las versiones de los componentes que conforman el SIF (software, hardware, firmware) con la denominación exacta que dé el productor, en el formato del Anexo I de la OM.
Normativa: art. 15.1.c OM; Anexo I
Si mi SIF solo puede funcionar siempre y exclusivamente como sistema VERI*FACTU, ¿qué debo poner en la Certificación respecto al art. 15.1.e OM?
Debe indicarse «S» (sí) en la certificación en el campo correspondiente (letra e) y también en el campo «TipoUsoPosibleSolo VERI*FACTU» dentro de los registros de facturación generados.
Normativa: art. 15.1.e OM; Anexo I
Si el SIF puede remitir por medios electrónicos a la AEAT pero el usuario puede usarlo sin remitir, ¿qué debe indicarse en la Certificación (art. 15.1.e OM)?
Si el SIF no está diseñado para funcionar exclusivamente como VERI*FACTU (es decir, permite ser usado sin remitir), debe indicarse «N» (no) en la certificación (letra e) y en el campo correspondiente del registro de facturación.
Normativa: art. 15.1.e OM; Anexo I
Soy productor de una ampliación limitada (nuevas pantallas con cuadros estadísticos). ¿Qué debo poner en la Certificación respecto al art. 15.1.e OM?
Dado que la ampliación no afecta a requisitos obligatorios regulados por el Reglamento (no altera requisitos sobre generación, firma, grabación o remisión de registros), ese tercer productor no estaría obligado a certificar. Si la ampliación sí impone capacidades obligatorias (por ejemplo, funcionalidades que afectan la remisión), entonces la certificación será obligatoria y deberá indicarse «S» o «N» según corresponda.
Normativa: art. 15.1.e OM; art. 7.a RRSIF
En la Certificación, ¿qué deben incluir las referencias a nombre y código identificador (art. 15.1.a y b OM)?
El nombre completo del producto y un código abreviado establecido por el productor (IdSistemaInformatico) conforme al formato del Anexo I de la OM. Ese código debe ser único por producto dentro del productor.
Normativa: art. 15.1.a y b OM; Anexo I
¿Cuándo debe almacenarse la certificación en el propio SIF y si hay modelos ejemplo?
La certificación debe incorporarse en formato legible dentro del propio SIF (versión actual) y también facilitarse al cliente/comercializador en el momento de la adquisición. La AEAT publicará modelos de ejemplos de Declaraciones Responsables en Sede Electrónica para servir como guía.
Normativa: art. 13.2 RRSIF; art. 15 OM; ejemplos en Sede-e AEAT
¿Si se utiliza software de código abierto, quién hace la Declaración Responsable?
La empresa que efectúe la programación del código o integre partes de otro software, sea o no de código abierto, debe realizar la Declaración Responsable e indicar los componentes utilizados. Esa empresa será responsable del funcionamiento y de implementar las medidas de seguridad exigidas.
Normativa: art. 13 RRSIF
Si una empresa tiene software de facturación propio solo para uso interno, ¿debe disponer también de Certificación?
Sí. Cada sistema en operación debe disponer de una Certificación emitida mediante Declaración Responsable de su productor. Si el software lo ha desarrollado la propia empresa, será ella la que deba certificarlo.
Normativa: art. 13.1 RRSIF
¿Hay que certificar hardware o solo software?
No es necesario certificar hardware genérico (ordenadores). Solo se certifica el producto ofrecido: si el hardware forma parte de un producto completo (software + hardware) o el hardware es específico y relevante para el cumplimiento de requisitos del SIF, deberá describirse y considerarse en la certificación.
Normativa: art. 15 OM
¿Qué responsabilidad tiene el fabricante si el cliente no actualiza un sistema no adaptado que ya no tiene mantenimiento?
La responsabilidad recaerá en el usuario que no haya adaptado sus sistemas; el fabricante, en general, quedará exento si dejó de ofrecer soporte y la adaptación es necesaria tras los periodos transitorios previstos. No obstante, los productores deberán proveer versiones adaptadas a la norma para sus clientes.
Normativa: Disposición adicional cuarta R.D. 1007/2023; art. 201.bis LGT
¿Qué es un sistema VERI*FACTU y en qué se diferencia de un sistema de emisión de facturas no verificables?
Los SIF VERI*FACTU remiten en línea, de forma continuada, segura, íntegra, automática e instantánea, todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Un sistema de emisión de facturas no verificables no remite automáticamente y debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros por otros medios (registro de eventos, firma electrónica de registros, exportación, comprobación, alarmas, etc.).
Normativa: arts. 7.b, 8.2, 14.2, 15 y 16 RRSIF
¿Cuándo y cómo puede optarse por el sistema VERI*FACTU?
La opción se entiende realizada tácitamente por el inicio sistemático de la remisión de registros de facturación a la sede electrónica de la AEAT. Esa opción se prolongará al menos hasta el fin del año natural en que se produjo el primer envío voluntario de registros.
Normativa: art. 16.5 RRSIF; art. 17 OM
¿Es posible el cambio de modalidad VERI*FACTU a no verificable y viceversa? ¿Hay limitaciones?
Sí. Se puede cambiar en cualquier momento. Si se cambia a VERI*FACTU deberá permanecer al menos hasta el fin del año natural. Si se inicia el año como no verificable, se puede cambiar a VERI*FACTU, permaneciendo en esa modalidad hasta fin de año.
Normativa: arts. 15 y 16.5 RRSIF; art. 17 OM
¿La llevanza y conservación de los registros de facturación de alta y de anulación excluye la obligación de confeccionar el Libro Registro de Facturas emitidas? ¿Y la presentación de modelos 347/349?
No. La obligación de confeccionar los Libros Registro (art. 63 Reglamento IVA RD 1624/1992) se mantiene: es una obligación distinta y autónoma. Tampoco se exonera de presentar modelos informativos (347/349), aunque el uso de VERI*FACTU puede agilizar la confección.
¿Un SIF puede funcionar únicamente como VERI*FACTU? ¿Se pueden fabricar sistemas que cumplan requisitos del RRSIF y del SII?
Sí. Los fabricantes pueden ofrecer aplicaciones solo VERI*FACTU, «duales» (opción por VERI*FACTU o no verificable) o incluso «triples» que permitan SII en su caso. No se permite producir sistemas que solo emitan facturas no verificables sin capacidad de remisión: el RRSIF exige capacidad de remisión.
En caso de corte de energía o fallo informático, ¿cómo se debe producir el envío de información a la AEAT en sistemas VERI*FACTU? ¿Debe interrumpirse la facturación?
En incidencias se ampliarán los plazos de remisión hasta la restauración del servicio; la OM detalla reenvíos periódicos y marca de «Incidencia» en los envíos. No hay un plazo máximo fijo en todos los casos: se reintentará periódicamente hasta subsanarla. Estas incidencias no suponen que deba interrumpirse la facturación: la empresa puede continuar facturando y los sistemas enviarán los registros a posteriori.
OM de desarrollo del RRSIF
Comercios con múltiples terminales (cada uno un SIF), ¿pueden comportarse de forma distinta?
Sí. Un usuario puede tener varios SIF (por ejemplo por centros o líneas de producto); cada SIF debe cumplir la normativa y puede operar en distinta modalidad (un SIF VERI*FACTU y otro no verificable). Cada SIF actúa como tal y no puede intercalar operaciones de una modalidad en otra.
¿Se pueden enviar los registros VERI*FACTU firmados electrónicamente aunque no sea obligatorio?
La modalidad VERI*FACTU no exige firma electrónica de los registros a remitir (la firma no es campo obligatorio en el RF), y esa es una de sus ventajas. No obstante, nada impide al emisor firmarlos si así lo desea.
Art. 16 RRSIF
En un ERP con varios módulos que emiten facturas, ¿es necesario encadenar todas las facturas o se puede crear una cadena por cada módulo?
Si los módulos forman parte del mismo ERP centralizado (consolidado y controlado), lo lógico es un único encadenamiento para todos los registros. Si los módulos son inconexos o parcialmente inconexos (cada uno actúa como SIF independiente), cada SIF deberá encadenar sus propios registros.
¿Qué ventajas tiene utilizar un SIF VERI*FACTU frente a uno no verificable?
– Menos requisitos técnicos para el productor.
– El usuario queda exento de la responsabilidad de almacenar/conservar registros (los remite la AEAT).
– Menor probabilidad de requerimientos posteriores de la AEAT y ahorro de costes administrativos.
– No obligación estricta de mantener reloj exacto en el SIF.
– Códigos QR y servicios de la AEAT facilitan verificación por clientes y ayudas en la confección de libros registros/autoliquidaciones.
Respecto a la inmediatez de la remisión en VERI*FACTU, ¿debe coincidir la fecha de emisión del registro con la fecha de comunicación?
La fecha de expedición de la factura debe coincidir con la de generación del registro de facturación. Generalmente también coincidirá con la fecha de remisión, aunque pueden darse excepciones (incidencias, reintentos, cambios horarios). Las reglas de validación de la AEAT regulan los campos concretos.
¿Cómo se debe actuar si se remiten registros y no se recibe respuesta de correcta recepción?
Si no se obtiene respuesta tras un envío, se deben remitir de nuevo los registros hasta obtenerla. Estos envíos y respuestas son comunicaciones máquina a máquina gestionadas por el SIF y la sede electrónica de la AEAT.
¿Se puede usar un certificado electrónico de un tercero para la remisión de registros o es obligatorio usar el del obligado tributario?
Sí. Para el envío de Registros de facturación se puede utilizar cualquiera de las vías de identificación admitidas por la AEAT, incluyendo representación, apoderamiento y colaboración social, usando el certificado cualificado del representante/apoderado/colaborador.
¿La AEAT proporcionará el servicio de descarga de todas las facturas presentadas por un obligado tributario si usa VERI*FACTU?
Sí. La AEAT tiene previsto un servicio que permita la descarga de la totalidad de los registros de facturación comunicados por el obligado mediante VERI*FACTU, y también de los registros emitidos por sus proveedores si estos también son VERI*FACTU.
En VERI*FACTU, ¿se pueden incluir registros de diferentes empresas en el mismo lote de envío?
No. Todos los registros enviados en un mismo lote deben corresponder al mismo obligado tributario. Si el SIF presta servicio a múltiples empresas, deberá realizar envíos separados por empresa.
¿Cómo será el proceso de recibo/recepción de las facturas por el receptor?
La forma en que el cliente recibe la factura no cambia respecto a la regulación general de facturación (RD 1619/2012). Respecto a registros de facturación: la AEAT ofrecerá servicios para descargar los registros del emisor y, en su caso, para que el destinatario coteje mediante el QR la constancia de registro en la AEAT.
¿Los aplicativos que contabilizan facturas importadas desde un SIF VERI*FACTU están sujetos a las mismas obligaciones del real decreto?
El art. 29.2.j LGT aplica a los sistemas informáticos que soportan procesos contables, de facturación y gestión, por lo que deben garantizar integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de registros. Sin embargo, para los SIF la normativa concreta se desarrolla en el RRSIF (RD 1007/2023); otros aplicativos deberán cumplir los requisitos genéricos del art. 29.2.j.
¿A quiénes afectan los nuevos requisitos (art. 6.5 y 7.5 ROF) que obligan a incluir código QR y, en su caso, expresiones «VERI*FACTU» o «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» en las facturas impresas?
Estos requisitos del ROF (RD 1619/2012) se refieren a sistemas informáticos en el ámbito del RRSIF. Están obligados los empresarios NO sujetos al SII; los obligados al SII quedan expresamente excluidos del ámbito del RRSIF (art. 3.3). Las expresiones «VERI*FACTU» solo son obligatorias para los SIF de empresarios que opten por operar en esa modalidad.
¿Debe imprimirse el código QR en todas las facturas, tanto en VERI*FACTU como en sistemas no verificables? ¿Cuál es su finalidad?
Sí. Todas las facturas producidas con un SIF, sea cual sea la modalidad, deberán llevar obligatoriamente el código QR impreso (disposición final primera RD 1007/2023). Finalidad:
– En VERI*FACTU: que el cliente pueda cotejar si el registro está en la AEAT.
– En sistemas no verificables: que el receptor deje constancia de la existencia de la factura y su contenido esencial, útil para posteriores contrastes por la AEAT.
¿Cuál es el mensaje de respuesta que recibe el receptor al remitir los datos del QR a la AEAT?
Depende si la factura fue emitida por VERI*FACTU:
– Si sí: la AEAT coteja y responde «Factura encontrada» (si existe con las mismas características) o «Factura no encontrada».
– Si no (sistema no verificable): la respuesta será «Factura no verificable».
¿Qué sucede con el QR si se utiliza factura electrónica?
En facturación electrónica estructurada (no impresa) no se incorpora el QR visual, pero debe incluirse el contenido que representa el QR (por ejemplo, la URL de cotejo en sede), de modo que el receptor pueda acceder al servicio de verificación igual que con el QR. Si la factura electrónica no es estructurada (PDF), el QR se incorpora como en papel.
Art. 6.5.a ROF (modificado por RD 1007/2023); art. 17 RRSIF y OM
¿Hay que incluir el QR tributario en albaranes o notas de entrega?
No. El QR tributario solo debe añadirse a las facturas (ordinarias o simplificadas), no a albaranes o notas de entrega.
¿Es necesario imprimir la factura en papel con QR para B2B y B2C, o basta con la comunicación a la AEAT?
No es obligatorio imprimir la factura en papel si se utiliza facturación electrónica; pero si se imprime una factura (o se genera una representación visible), debe llevar el QR y demás información requerida. En facturación electrónica estructurada no hace falta el QR visible, pero sí su contenido (URL).
¿Cómo debe remitir el receptor la información del QR a la AEAT?
El servicio de cotejo QR podrá realizarse desde cualquier dispositivo con cámara y acceso a internet; la APP de la AEAT está recomendada aunque no es imprescindible. La APP garantiza un proceso seguro de lectura del QR.
¿Dónde debe figurar el código QR dentro de la factura?
Preferentemente al principio de la factura, antes del contenido; en vertical (centrado o margen superior izquierdo) o en horizontal (izquierda cerca del margen superior) según orientación. Debe ser claramente visible y distinguirse de otros códigos. Si la factura ocupa varias páginas, el QR solo en la primera página.
OM de desarrollo RRSIF
¿Cuál es el tamaño del QR que debe incorporarse a todas las facturas y facturas simplificadas?
El tamaño del QR debe estar entre 30×30 mm y 40×40 mm (no inferior ni superior), para asegurar legibilidad y contener el contenido requerido.
AVISO IMPORTANTE: La información incluida en este archivo tiene carácter meramente informativo y no constituye asesoramiento fiscal, jurídico ni de otra índole. Verifica siempre las fuentes oficiales y consulta con asesores profesionales o la propia Agencia Tributaria (AEAT) para decisiones vinculantes.
